Archivos en la empresa

Organización y clasificación de archivos

 Manejo de documentos
• Trámites.
Se involucra la infraestructura de personal y espacio físico de
almacenamiento, por lo que los tiempos de atención se alargan
• Seguridad y confidencialidad.
La integridad de los documentos así como su acceso restringido es un
punto de suma importancia.
• Velocidad de Acceso.
• La velocidad con que se pueda acceder a la información,
redunda en la respuesta de las instituciones tanto a nivel interno
como externo.
• Flexibilidad de uso
El poder usar la aplicación dentro de una plataforma flexible, que
no ate de manos tanto a los administradores del proceso como a
los supervisores tecnológicos.
 Finalidad del archivo
Los archivos son documentos clasificados y ordenados, es el
espacio físico en que se custodian y conservan los documentos.
la finalidad del archivo es guardar y clasificar todos los
documentos que la empresa necesita conservar para poder
funcionar normalmente.
 Fundamentos metodológicos
de un archivo
• Lógica

En una empresa hay orden de expedientes, documentos y archivos que llegan o

generamos. Todos estos deben estar ordenados, los expedientes por temas, los
documentos y archivos por un orden de elaboración con la información precisa.

• Rigor
Para que podamos encontrar los documentos de forma inequívoca y rápida,
tendremos que establecer una normas de funcionamiento y seguirlas sin
excepciones.

• Sencillez

Se nos puedes presentar varias opciones para clasificar, la más sencilla es

alfabetizar los apellidos con o sin preposiciones.
 Criterios para un archivo eficaz
Para que el archivo permita a todos los usuarios guardar y recuperar los
documentos de forma inmediata debe seguir tres criterios:

• Inequívocos

Cuando tomamos decisiones sobre la forma de alfabetizar, clasificar,

transferir o eliminar documentos sólo pueden dar lugar a una
interpretación.

• Explícitos

Los archivos tienen que ser accesibles a toda la organización, deben

existir procedimientos que permitan, a cualquiera que lo necesite y esté
autorizado, acceder a la información.
• Objetivos
Los criterios que hemos acordado deben seguir conceptos
objetivos. El sistema de localización de archivos mediante la
asignación de etiquetas a cada uno de ellos, que identificarán el
tipo de archivo deseado de forma más rápida y eficiente. Se trata
de un sistema indicado especialmente, para cuando no se puede
cambiar el nombre del archivo, por el motivo que sea.
 organización básica de un archivo
eficaz
• Crea categorías de archivos.
Seleccionar categorías principales utilizarás para clasificarlos.
Tienes que descifrar un sistema que clasifique los archivos de
manera significativa.
• Acondiciona subcategorías.
Dentro de cada categoría, puedes ser más específico al
desarrollar una lista de subcategorías. Cualquier hoja de papel
que se tenga que archivar puede definirse según dos términos, la
categoría general y la subcategoría
• Etiqueta los archivos.
Debes escribir la etiqueta en la pestaña de cada documento de
manera clara y precisa para que sepas a dónde pertenece. La
etiqueta de cada documento debe comenzar con la categoría
general y luego la subcategoría específica.
• Ordena alfabéticamente los archivos.
Debes clasificar alfabéticamente los documentos generales.
• Asegúrate de que las personas con acceso a los archivos
comprendan el sistema
Si eres la única persona que utiliza los archivos, entonces puedes
fácilmente lograr mantener el orden que has creado. Sin embargo, si
otras personas tienen que utilizar los papeles en los archivos, debes
asegurarte de que comprendan y sigan el sistema que has creado
 Clase de Archivos
• Archivos de entrada: estos archivos están compuestos por una serie de datos
almacenados en un dispositivo de entrada.
• Archivos de salida: estos archivos contienen aquella información que se la visualiza
desde la computadora.
• Archivos de situación: estos archivos contienen información que es actualizada
constantemente.
• Archivos constantes: estos archivos están conformados por registros cuyos campos
son fijos o bien, de baja frecuencia de variación.
Archivos históricos: está compuesto por datos que varían en el tiempo y con
información de los archivos actualizados.
• Archivos de movimiento: esta clase de archivos se utilizan junto con los constantes y
poseen en común algún campo.
• Archivos de maniobra: estos se crean en el momento en que se ejecuta algún
programa y se borran una vez que finaliza la ejecución, son auxiliares.
 Ciclo de vida de un archivo
• Producción Documental: Es la generación de documentos de
las instituciones en cumplimiento de sus funciones.
• Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de
verificación y control que una institución debe realizar para la
admisión de los documentos que son remitidos por una persona
natural o Jurídica.
• Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar
que los documentos lleguen a su destinatario.
• Tramite de documentos: Es el curso del documento desde su
producción o recepción hasta el cumplimiento de su función
administrativa.
• Organización documental: Se define como el conjunto de acciones
orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los
documentos de una institución, como parte integral de los procesos
archivísticos.

• Consulta de documentos: Es el acceso a un documento o grupo de

documentos con el fin de conocer la información que contienen.

• Conservación de documentos: Es el conjunto de medidas preventivas o

correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de
los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

• Disposición final: Allí se determino decisión resultante de la valoración

hecha en la tercera etapa del ciclo vital de los documentos, resultado de
la valoración secundaria determinando su valor permanente, su
eliminación, selección por muestreo así como la implementación para la
conservación en una Tecnología de imagen (microfilmación o
digitalización).
Integrantes
 María Guadalupe Espinoza García
 Andrea Giovanna Zaragoza Pelayo
 Sergio Espejo Bernal
 Andrés Osvaldo Ornelas Saucedo
Bibliografías
• http://es.wikihow.com/organizar-archivos-de-oficina
• http://www.tiposde.org/informatica/105-tipos-de-archivos/#ixzz4rCYRCkxS
• http://ninasdearchivo2011.blogspot.mx/2011/01/concepto-y-finalidad-del-
archivo.html?m=1
• https://mx.answers.yahoo.com/question/index?qid=20110205202418AA0Pfw4
• https://books.google.com.mx/books?id=4eK5TSEsRIMC&pg=PA7&lpg=PA7&d
q=Fundamentos%20metodologicos%20de%20un%20archivo&source=bl&ots=I
yp3okTldw&sig=r6z1XE0hhIPupgavfXnUXnfhAKk&hl=es-
419&sa=X&ved=0ahUKEwitkOjpo_3VAhUU9GMKHeWDBgYQ6AEIKDAB#v=one
page&q&f=false
• https://gestiondocumentaljosequinteroi.wordpress.com/definiciones/ciclo-
de-vida-de-los-documentos/