ISO 15489 y Clasificación

1. Contexto previo
2. Objetivos y limitaciones de la norma
3. Problemática

Mario García Sáez

 Contexto previo a la
aplicación de ISO 15489
 Contexto previo
 “Requisito” de la ISO 9001

La familia de normas ISO 9000 sobre la

calidad exigen de las organizaciones un
compromiso de mejora. Para su mejora es
necesario una adecuada gestión de los
documentos (ISO 15489).
 Contexto previo
 ISO 15489 y campos de aplicación
ISO 15489 es aplicable tanto a organizaciones
públicas como privadas.

En el ámbito público está regulando algo ya

regulado (innecesaria).

En el ámbito privado está regulando la actividad

de los gestores documentales (no tratan sólo
records).
 Contexto previo
 Diferentes formas de trabajar
En el ámbito público se trabaja mediante
procedimientos, requiriendo personal especializado.

En el ámbito privado, se trabaja mediante

proyectos (equipos), que requieren profesionales
con múltiples conocimientos, quedando la gestión
ordinaria de los fondos en manos de personal no
especializado.
 Contexto previo
 Distintos intereses
En el ámbito público prima la oferta de un
servicio de mayor calidad (personal con formación
archivística).

En el ámbito privado prima la necesidad de

conseguir un servicio eficaz al menor coste posible
(personal sin formación archivística).
Objetivos y limitaciones
de la norma ISO 15489
 Objetivos y limitaciones
 Objetivos principales
Documentar los procesos que se realizan en la
organización. Necesidad de ISO 9001.

Gestionar eficazmente documentación en todos los

formatos y soportes.

Normaliza la práctica profesional de la gestión

documental.
 Objetivos y limitaciones
 Establece reglas para la realización de…

─ Tesauros (recuperación)

─ Vocabularios controlados (recuperación)

─ Títulos e índices (descripción)

─ Calendarios de conservación (valoración)

─ Puntos de acceso para usuarios (seguridad)

─ Conservación o destrucción de documentos (disposición)

 Objetivos y limitaciones
 Exige el diseño de…

─ Registros de control (trazabilidad)

─ Cuadro de clasificación funcional (clasificación)

─ Metadatos (descripción y trazabilidad)

 Objetivos y limitaciones
 Participan en la clasificación

─ Análisis funcional de las actividades

─ Metadatos (necesarios para la clasificación automática)
─ Puntos de acceso (la clasificación determina el acceso
de los usuarios).
─ Manuales de procedimiento (determinan que los
productores clasifiquen correctamente la
documentación).
 Objetivos y limitaciones
 Limitaciones de aplicación

─ ISO 15489 no sirve para gestionar instituciones

archivísticas ni sistemas archivísticos completos.
─ No es aplicable a documentos históricos.
Problemática de su
aplicación
 Problemática

 Olvido de los archivos históricos

─ Transferencias (de cuadros funcionales a orgánicos)

─ Contra el modelo archivístico de gestión integral.

 Problemática

 Dificultades para uso en el ámbito

público

ISO 15489 no sirve para gestionar instituciones

archivísticas ni sistemas archivísticos completos.
 Problemática
 Automatización del Sistema de Gestión
de Documentos (SGD)
La necesidad de reducción de costes procura evitar
contratar el menor personal posible. Se carece de personal
especializado.

La falta de formación de los productores puede poner en

riesgo el buen funcionamiento del SGD.
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c Mario García Sáez 2008. Algunos derechos reservados.

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