SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA REGIONAL

BOYACÁ CEGAFE


PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

INSTRUCTORA: LIDIA MERCEDES MEDINA DE SOCHA

INTEGRANTES
MARTHA CRISTINA SOLER CUPA
MARIA HELENA CONTRERAS CONTRERAS
EDITH PATRICIA SOSA RODRIGUEZ
ARCHIVO

2015
 Público al que está dirigido

Este documento esta dirigido a la alcaldía de Tunja, comité

institucional de desarrollo administrativo y a la alta dirección
y todas las dependencias del archivo general.


Requerimientos para el programa de Gestión documental

Normativos Económicos Administrativos Tecnológicos

Sección, transparencia, incluye la 1. Presupuesto de gastos de 1. Equipo de trabajo: Para la construcción

legislación y normativa aplicable a la
Gestión Documental interna, así mismo
está prevista la actualización de la
legislación aplicable y de atención al
ciudadano , garantizar, los derechos
´protección de datos, personales ,
libertad y acceso a la información
restricciones de uso por reserva
Legal y secreto profesional .
funcionamiento .
2. Presupuesto de gastos de
inversión .
Se refleja en el plan anual
adquisiciones y el plan de acción
de inversión
del sistema documental.
2. Metodología: diagnostico integral de
archivos
-plan anticorrupción.
-seguimientos de archivo de gestión .
-mapa de procesos de la identidad.
3. Gestión de las comunicaciones:
Se realizara la divulgación interna de los
resultados del plan de implementación del
P.G.D.
Se requiere determinar las
condiciones tecnológicas de
identidad y definir los ajustes a
que haya lugar, para
ello se realizarán;
-análisis de la infraestructura
tecnológica.
-Riesgos sobre la identidad física
y del entorno.
-crecimiento de la capacidad de la
infraestructura.
 TEMAS DE TARABAJO PROGRAMA
DE GESTIÓN DE DOCUMENTAL

Fechas Gru
pos
Temas de trabajo

11 de 1 Planeación producción P. E normalización
agosto documental

12 de 2 Gestión y organización valoración P.E. archivos P.E

agosto trámite descentraliz Documento
ados s especiales

14 de 3 Preservación Disposición transferencia P.E. P.E.

agosto a largo de Documento reprografía
plazo documentos vitales

14 de 4 Planeación Armonización Auditoria Capacitación Gestión del

agosto estratégica cambio
GD.
 PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL ALCALDIA DE
TUNJA

La doctora Rosa Bayona explica que de acuerdo al
decreto 2609 de 2012 se debe realizar el programa de
gestión documental para la unidad, documentos
bastante complejos que se debe ajustar a las
necesidades de la alcaldía el cual se encuentra dentro
del plan de acción para la presente vigencia por lo que
se sigue conformar un equipo de profesionales para su
elaboración, la Arquitecta Nancy Andrea Ramírez
asesora de planeación .
 PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL ALCALDIA DE TUNJA


 200 ALCALDIA
 SECCIÓN 1 DESPACHO
 211 COMUNICACIONES
 212 CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
 2013 PLANEACIÓN
 2012 SISBEN
 PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL ALCALDIA DE
TUNJA

 220 secretarias

 221 administrativa
 222 control interno disciplinario
 223 contratación licitación y sumistro
 224 cultura y turismo
 225 desarrollo
 226 educación
 227 gobierno
 228 hacienda
 229 infraestructura
 229.1 jurídica
 229.2 protección social
 PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL ALCALDIA DE TUNJA


 230 Entes descentralizados
 231 instituto de recreación y deportes IRDE
 232 empresa constructora de Tunja
ECOVIVIENDA
 233 empresa social del estado E.S.E Santiago
de Tunja
 234 Empresa matadero de Tunja en
Liquidación
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE LA
GESTIÓN DOCUMENTAL


1.1 Planeación estratégica de la Gestión
documental
1.2 Planeación documental
2. Producción documental
3. Gestión y trámite documental
4. Organización documental
5. Transferencia documental
6. Disposición documental
7. Preservación a largo plazo documental
8. Valoración documental
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE LA
GESTIÓN DOCUMENTAL

ACTIVIDADES


o Elaborar, revisar y publicar el programa de Gestión documental hacer
seguimiento a su cumplimiento y actualizarlo cuando sea necesario.
o Elaboración publicación y actualización del plan institucional de
archivos PINAR, hacer seguimiento a su cumplimiento y actualizarlo
cuando así sea necesario.
o Elaboración del documento interno, revisión divulgación de política de
gestión documental del Archivo General de la nación.
o Actualizar el plan de administración de riegos del proceso de Gestión
Documental., para ello se incluirán todos los documentos establecidos
en el control interno lineamientos para el procedimiento de Gestión
documental.
o Realizar los informes solicitados al grupo de archivo y gestión
documental.
o Realizar difusión de los documentos elaborados y servicios prestados
por el grupo de archivo y gestión documental.
o Establecer los indicadores de eficiencia , eficacia y efectividad en el
proceso de gestión documental en el archivo de alcaldía de Tunja.
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE LA
GESTIÓN DOCUMENTAL

Procedimientos

 Se diseñara el procedimiento de la planeación estratégica de
la G. D. y su registro en el sistema integrado de gestión en el
archivo general de la nación.
El desarrollo de este procedimiento esta relacionado con los
siguientes documentos del sistema integrado de gestión.
 ESC- P- 01 Seguimiento a planes de mejoramiento
 GES-P- 01 Gestión del plan estratégico institucional
 GSA-p-05 Diagnostico integral
 SIG P-07 Administración del riesgo
 SIG p-08 indicadores de gestión
 GHU p- 08 evaluación del desempeño laboral
 Manual de funciones.
 OBJETIVOS DEL PGD
ALCALDIA TUNJA


1. Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje
natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma,
elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la
transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos
individuales y colectivos.

2..Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a

los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que,
la normalización de modelos y formatos para la producción documental.

3.Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la

vez preserven el cuidado del medio ambiente.

4.Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo,

radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas
eficientes de correo y mensajería.
 OBJETIVOS DEL PGD ALCALDIA
TUNJA


5.Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y
archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad,
responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.

6.Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la Tabla de

Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación,
preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos

7. Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.

Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles
para la administración e importantes para la cultura.
 TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL


La secretaria administrativa de la Alcaldía del Municipio de Tunja a través del
Archivo Municipal adelanto en concordancias con las unidades
Administrativas la actualización de las tablas de Retención Documental. L a
cual se adoptó mediante decreto 010 del 14 de enero. de 2015. Dando
cumplimiento al Decreto 2578 de 2012 expedido por el Ministerio de cultura,
el 29 de enero de 2015 se enviaron las TRD al concejo Departamental de
Archivos para su estudio y convalidación; en consecuencia la actualización de
las TRD se publicara y aplicara una vez se surta el trámite establecido en el
Decreto antes mencionado por parte del consejo Departamental de Archivo.
 PRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS
.

Definición: 
Generación de documentos de la Alcaldía en cumplimiento de sus
funciones.
La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y
diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones
propias de cada entidad o dependencia.
Aspectos relacionados con la producción:
Creación y diseño de documentos.
Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir y
procesadores de texto).
Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas,
CD-ROM, discos ópticos, disquetes, discos duros, microfilme, video).
Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.
Instructivos para el diligenciamiento de formularios.
 PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS


Determinación de uso y finalidad de los documentos.
Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad,
características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.

Adecuado uso de la reprografía.

Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades
asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando
constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su
trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.
Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un archivo,
siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de
dependencias, instituciones o personas.
 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Definición: 
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar
para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o
jurídica.

Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que correspondan

a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y
registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.

En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades: Identificación de

medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página
web, otros. Recibo de documentos oficiales.

Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo

(sello, reloj radiador).
 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

Definición: 
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior
de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe
contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los
mismos.
En este proceso se distinguen actividades como:
1. Distribución de documentos externos
2. Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
3. Clasificación de las comunicaciones.
4. Organización de documentos en buzones o casilleros.
5. Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
6. Reasignación de documentos mal direccionados.
7. Registro de control de entrega de documentos recibidos.
 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

2. Distribución de documentos internos

Identificación de dependencias. 
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Registro de control de entrega de documentos internos.

3. Distribución de documentos enviados

Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado
aéreo, trámite en línea, página web, otros.
Control del cumplimiento de requisitos del documento.
Métodos de empaque y embalaje.
Peso y porteo de documentos.

Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.

Control y firma de guías y planillas de entrega.
Control de devoluciones.
Organización mensajería externa.
Registro de control de envío de documentos.
Contratación de empresas especializadas.
 TRÁMITE DE DOCUMENTOS

Definición: 
Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función
administrativa.
En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto
de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales.
De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos
máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones.
En este proceso se señalan las actividades de: Recepción de solicitud o trámite
Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite.
Identificación del trámite.
Determinación de competencia, según funciones de las dependencias.
Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.
2. Respuesta Análisis de antecedentes y compilación de información.
Proyección y preparación de respuesta.
Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto.
 ORGANIZACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS


Definición:
Conjunto de acciones orientadas a la clasificación , ordenación y descripción de los
documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos.

La organización de los documentos permite una rápida identificación de los

expedientes, valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas,
contar con sistemas de ordenación fáciles de entender por los usuarios, ubicar los
documentos para su consulta, transferencia o disposición final.

Elaboración de inventarios documentales.

Organización y entrega de transferencias documentales.
Aplicación de la disposición final de las TRD y/o TVD
 CONSULTA DE LOS
DOCUMENTOS

Definición:

Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que
contienen
Las actividades básicas en esta fase son:
1. Formulación de la consulta
Determinación de la necesidad y precisión de la consulta.
Determinación de competencia de la consulta.
Condiciones de acceso.
Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por
conservación.
Reglamento de consulta.
2. Estrategia de búsqueda
Disponibilidad de expedientes.
Disponibilidad de fuentes de información.
Establecimiento de herramientas de consulta.
Ubicación de los documentos.
 CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
3. Respuesta a consulta
Atención y servicio al usuario.
Infraestructura de servicios de archivo.

Sistemas de registro y control de préstamo.
Uso de testigos y formatos para el control de devolución.
Implantación de medios manuales o automáticos para localización de información.
Conservación de documentos
Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y
funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.
Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico,
político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de
archivo, preservando su integridad y estabilidad.
Aspectos a tener en cuenta:
Ubicación
Aspectos estructurales Capacidad de almacenamiento
Distribución
Estantería
Distribución de la estantería
Mobiliario
Condiciones ambientales:
Ventilación Iluminación
Mantenimiento
 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS
DOCUMENTOS


DEFINICIÓN:
Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su
conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto
en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

La conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor

permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su
contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y
políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y
trascendencia.
 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS
DOCUMENTOS

Eliminación de documentos :

Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de
valoración documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores
primarios y secundarios
Selección documental :
Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración
documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de
documentos de carácter representativo, para su conservación permanente

Microfilmación : Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas

imágenes en película.

Digitalización : Técnica que permite la reproducción de información que se

encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en
otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador .
 REQUISITOS A TENER EN CUENTA
PARA LA CONSERVACIÓN Y
PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS

.

La conservación debe representar una actividad cotidiana desempeñada
por la totalidad de las personas todo el año. Comprende tres aspectos:

A) El mantenimiento de una estricta vigilancia sobre medio ambiente la

limpieza, el archivo y la manipulación de alimentos y a las condiciones
de seguridad con el fin de evitar daños.

B) El manejo reconocimiento básico que posibilite el tratar y efectuar

pequeñas reparaciones de documentos.

C) La presencia de expertos para el cuidado de los documentos más

gravemente estropeados.
El programa de conservación significa orientar, planear e implementar
las actividades que directas o indirectamente estén relacionados con la
conservación de material que custodia un archivo.
 REQUISITOS A TENER EN CUENTA
PARA LA CONSERVACIÓN Y
PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS

.

1. Edificios de archivo. Los edificios y locales destinados como sedes de
archivos deberán cumplir con las condiciones de edificación,
almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que
garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales.
2. Condiciones generales. La edificación debe tener en cuenta los
siguientes aspectos:
UBICACIÓN
- Características de terreno sin riesgos de humedad subterránea o
problemas de inundación y que ofrezca estabilidad.
- Deben estar situados lejos de industrias contaminantes o posible peligro
por atentados u objetivos bélicos.
- Prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y
su natural incremento.
 REQUISITOS A TENER EN CUENTA
PARA LA CONSERVACIÓN Y
PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS

 .

ASPECTOS ESTRUCTURALES
- Si se utilizan estantería de 2.20 metros de alto, la resistencia de
las placas y pisos deberá estar dimensionada para soportar una
carga mínima de 1.200 k/mt2, cifra que se deberá incrementar si se
va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño señalado.
- Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con
material ignífugos de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a
la abrasión.
- Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades
ignífugas, y tener el tiempo de secado necesario evitando el
desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación.
 REQUISITOS A TENER EN CUENTA
PARA LA CONSERVACIÓN Y
PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS


CAPACIDAD DE
.
ALMACENAMIENTO
.
Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta:
- La manipulación, transporte y seguridad de la
documentación.
- La adecuación climática a las normas establecidas para la
conservación del material documental.
- El crecimiento documental de acuerdo con los parámetros
archivísticos que establezcan los procesos de retención y
valoración documental.
 REQUISITOS A TENER EN CUENTA
PARA LA CONSERVACIÓN Y
PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS

 .

DISTRIBUCIÓN
.
- Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben contar
con los elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de
los acervos.
- Las zonas de trabajo archivístico, consulta y, prestación de servicios
estarán fuera de las de almacenamiento tanto por razones de seguridad
como de regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las
áreas de depósito.
- Las áreas técnicas tendrán relación con las de depósito, tomando en
cuenta el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función
desarrollada, así como las relaciones de éstas con las zonas de custodia,
recepción, organización y tratamiento de los documentos.
 REQUISITOS A TENER EN CUENTA
PARA LA CONSERVACIÓN Y
PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS

 .

ÁREAS DE. DEPÓSITO

El almacenamiento de la documentación, deberá establecerse a partir de
las características técnicas de los soportes documentales, considerando
los siguientes aspectos:
ESTANTERÍA
- Diseño acorde con las dimensiones de las unidades que contendrá,
evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos.
- Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas,
resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento
horneado químicamente estable.
- Deberá tener una altura de 2.20 metros y cada bandeja soportar un peso
de 100 kg/mt lineal.
- La estantería total no deberá tener más de 100 metros de longitud.
 REQUISITOS A TENER EN CUENTA
PARA LA CONSERVACIÓN Y
PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS

 .

- Si se disponen módulos compuestos. por dos cuerpos de estanterías, se

deben utilizar los parales y tapas laterales para proporcionar mayor
estabilidad. En todo caso se deberán anclar los estantes con sistemas de
fijación a piso.
- La balda superior debe estar a un máximo de 180 cm, para facilitar la
manipulación y el acceso del operario a la documentación.
- La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cms del piso.
- Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes
alturas, para posibilitar el almacenamiento de diversos formatos,
permitiendo una graduación cada 7 cm., o menos.
- Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser
redondeados para evitar desgarres en la documentación.
- El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de
almacenamiento de documentos ni de ningún otro material
 REQUISITOS A TENER EN CUENTA
PARA LA CONSERVACIÓN Y
PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS

 .

. ESTANTERÍAS
DISTRIBUCIÓN DE
- La estantería no irá recostada sobre los muros y se debe dejar un
espacio mínimo de 20 cm., entre éstos y la estantería.
- El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un
mínimo de 70 cm. y un corredor central mínimo de 120 cm.
- La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la
documentación acorde con la signatura topográfica.
- Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas se
recomienda el empleo de separadores metálicos con el fin de evitar el
deslizamiento y la deformación de la documentación almacenada
 REQUISITOS A TENER EN CUENTA
PARA LA CONSERVACIÓN Y
PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS

 .
MOBILIARIO PARA OBRAS DE GRAN FORMATO
.

Además de las características anotadas deberán

dimensionarse para contener un número de obras,
cuyo peso y volumen no dificulte su manipulación.
Así las gavetas de las planotecas tendrán una
profundidad de 5 cm o menos. Cada una de ellas
debe poseer sistemas de rodamiento que
disminuyan la fricción y vibraciones, eliminando el
riesgo de atascamiento o caída de la gaveta.
 REQUISITOS A TENER EN CUENTA
PARA LA CONSERVACIÓN Y
PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS


ARCHIVADORES VERTICALES
.

.
Utilizados como mobiliario de oficina, deben elaborarse en materiales
estables para la conservación y proyectarse de acuerdo con la producción
documental.
Mobiliario para documentos en otros formatos
Para la documentación de imagen análoga como microfilmación, cintas
fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía entre
otros o digital como disquetes, C.D. principalmente, se deben contemplar
sistemas de almacenamiento especiales como gabinetes, armarios o
estantes con diseños desarrollados acordes con las dimensiones y tipo de
soporte a almacenar y los recubrimientos antioxidantes y antiestáticos a
que haya lugar.
 REQUISITOS A TENER EN CUENTA
PARA LA CONSERVACIÓN Y
PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS

CONTENEDORES
.

.
- Todos los documentos, sean sueltos o encuadernados, requieren
sistemas distintos y eficientes de protección, acordes con las
características de tamaño y función.
- Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores
o sistemas de embalaje para albergar folios sueltos, legajos, libros o
tomos encuadernados con el propósito de prolongar de una manera
considerable la conservación de los mismos.
- Los contenedores deben ser elaborados en cartón neutro y si no se
dispone de estos, se aplicará al cartón un recubrimiento que impida la
acidificación por contacto.
- El material y el diseño de la elaboración de las unidades de
almacenamiento debe estar dimensionado de acuerdo con el peso y
tamaño de la documentación a conservar. Para el ensamble no se utilizará
adhesivo o materiales metálicos.
 REQUISITOS A TENER EN CUENTA
PARA LA CONSERVACIÓN Y
PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS
 .

- La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior

.
debe ser mínimo de 4 cm.
- Para documentos en formato análogo como microfilm, cintas
fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía entre
otros y digitales como disquetes y C.D., se tendrá en cuenta lo siguiente:
- Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobres individuales
y en cajas de pH neutro (7) y nunca emplear materiales plásticos.
- Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete y
contenedor elaborados en material estable y químicamente inerte; cada
rollo estará en una unidad independiente debidamente identificada y
dispuesto en las respectivas estanterías diseñadas acordes con el formato
y con las especificaciones requeridas para garantizar su preservación.
 REQUISITOS A TENER EN CUENTA
PARA LA CONSERVACIÓN Y
PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS


CONDICIONES AMBIENTALES
. Y TÉCNICAS

Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben

.
cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de
temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e
iluminación, así:
Material documental: Soporte de papel.
- Temperatura de 15 a 20°C con una fluctuación diaria de 4°C.
- Humedad relativa entre 45 y 60% con fluctuación diaria del 5%.
Material documental: Fotografía
Blanco y negro: Temperatura 15 a 20°C.
Humedad relativa de 40 a 50%.
Color: Temperatura menor a 10°C.
Humedad relativa de 25 a 35%
Grabaciones: Temperatura 10 a 18°C.
Humedad relativa de 40 a 50%.
 REQUISITOS A TENER EN CUENTA
PARA LA CONSERVACIÓN Y
PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Disponer de equipos
 .
para atención de desastres como
.
extintores de CO2, solfaclan o multiprosito y extractores de
agua de acuerdo con el material a conservar. Evitar el empleo
de polvo químico y de agua.
- Las especificaciones técnicas de los extintores y el número de
unidades deberá estar acorde con las dimensiones del
depósito y la capacidad de almacenamiento.
- Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.
- Proveer la señalización necesaria que permita ubicar con
rapidez los diferentes equipos para la atención de desastres y
las rutas de evacuación y rescate de las unidades
documentales.
 REQUISITOS A TENER EN CUENTA
PARA LA CONSERVACIÓN Y
PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS


MANTENIMIENTO
.

- Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería

con un producto que no incremente la humedad
ambiental.
- Las unidades de conservación requieren un
programa de limpieza en seco y para el efecto se
deben emplear aspiradoras.
 REQUISITOS A TENER EN CUENTA
PARA LA CONSERVACIÓN Y
PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS


Luz
.
La iluminación natural de los edificios de archivos recientemente
construidos están dadas por la estructura arquitectónica; se la
control gracias a la utilización de ventanas, vidrios coloreados y
cortinas. En el interior de los cuartos, la luz natural se difunde
mejor por medio de pinturas que las reflejen. Actualmente es
corriente que la luz artificial sea una luz difusa y que su intensidad
puede variar en función de los diferentes locales. La mayoría de
los archivos utiliza la luz fluorescente; en las áreas de
almacenamiento se la enciende solamente cuando es necesario.
Con todo, también se utilizan las lámparas de filamento
 REQUISITOS A TENER EN CUENTA
PARA LA CONSERVACIÓN Y
PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS
HUMEDAD

Es un factor importantísimo. El exceso de humedad creará hongos
y traerá la proliferación de insectos
. corrosivos. La falta de
humedad, a su vez, puede producir el resquebrajamiento y
fragilidad de las hojas de los documentos. Una humedad
controlada de entre el 30% y el 50% es lo indicado para la
preservación.
MEDIO AMBIENTE
Para garantizar la larga duración de los archivos es fundamental
que se proporcionen condiciones de higiene ambiental en el área
de almacenamiento, es decir, un adecuado control de las plagas
biológicas, de la luz, de la temperatura, y de la humedad, de la
contaminación atmosférica y del polvo.
 ¿PORQUE ES IMPORTANTE LA
CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN
DE LOS DOCUMENTOS?


.
Ayudar al mejoramiento de la documentación
brindando conocimiento que vayan acorde como lo
exige la ley 594 del 2000, y asesorar en los
elementos que se debe utilizar. Así podrán disfrutar
las generaciones futuras de un patrimonio
documental.
 ¿CONSECUENCIAS DE NO PONER EN
PRÁCTICA LA CONSERVACIÓN Y
PRESERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS?


La conservación y preservación, es
indispensable, ya que de ahí depende el
conocimiento de la realidad social en diferentes
aspectos. El documento es en esencia, la
minoría que da cuenta a los hechos vividos por
el hombre como ser social y que quedan como
testimonio para las sociedades presentes y
futuras.
 ¿ COMO SE DEFINE LA
CONSERVACION DE DOCUMENTOS?


Conjunto de medidas preventivas y correctivas
adoptadas para asegurar la integridad física y
funcional de los documentos, destinados a
proteger adecuadamente los documentos, con
el fin de prolongar su utilización en
condiciones óptimas durante el mayor tiempo
posible.
 ¿ COMO SE DEFINE LA
PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS?


La preservación involucra a todas aquellas acciones
preventivas que contribuyan al buen estado del acervo
documental. Es decir, que la preservación se anticipa al daño
que puede sufrir el documento por factores o mecanismos que
propician su alteración o deterioro, cuya mayoría son de
carácter extrínseco, o sea que se ciernen en el medio que
rodea al documento. En consecuencia, la preservación busca
eliminar el daño ocasionable, no el ocasionado
 
GRACIAS POR SU
ATENCIÓN