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Temas

1. Concepto de archivo
2. Importancia de llevar un archivo
3. Objetivos y características del archivo
4. Clases de archivos según su uso y organización
5. Sistemas de organización de archivos
6. Concepto de retención de documental
DOCUMENTO

"Documento es el testimonio
de la actividad del hombre
fijado en un soporte
perdurable."
DOCUMENTO ARCHIVO
Registro de información
producida o recibida en razón
de sus actividades o funciones.
ARCHIVO DE DOCUMENTO
Es la actividad que nace debido a los procesos
administrativos, esto ocurre porque los las empresas
y /o personas naturales deciden que dichos procesos
se deben de justificar documentalmente, sus
decisiones, expresando el cumplimiento de la ley, la
oportunidad del criterio adoptado y la lógica, y
coherencia de un procedimiento seguido.
DOCUMENTO DE ARCHIVO
Se refiere al resultado de una acción y es definido
por distintos autores como aquel que el producido
y/o recibido por institución o individuo durante la
trayectoria de su comisión o actividad para el
cumplimiento de sus objetivos y conservado como
prueba e información, es decir, su finalidad es
cumplir con alguna gestión.
Qué representa la
importancia
de los
archivos
Estos recopilan, conservan y difunden
información registrada, generada o recibida por
una entidad, grupo o persona en función de las
actividades que ésta realiza.

En otras palabras son evidencia de algún suceso


ARCHIVO DE GESTIÓN:
"Comprende toda la documentación que es sometida a
continua utilización y consulta administrativa por las oficinas
productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite
se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos
iniciados". Ley 594 de 2000.

ARCHIVO CENTRAL:
"En el que se agrupan documentos transferidos por los
distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya
consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo
vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y
particulares en general". Ley 594 de 2000.
ARCHIVO HISTÓRICO

"Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los


documentos de archivo de conservación permanente". Ley
594 de 2000.

PATRIMONIO DOCUMENTAL:

Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o


cultural.
CONCEPTOS BASICOS

ARCHIVO:
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una
persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su
gestión, conservados respetando aquel orden para servir
como testimonio e información a la persona o institución que
los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

ARCHIVO PÚBLICO:
Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales
y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio
público por entidades privadas
“El objeto esencial de los archivos es
disponer de la documentación
organizada, en tal forma que la
información institucional sea
recuperable para el uso institucional y
de la sociedad como fuente de la
historia”.
La ordenación es un proceso posterior a la
clasificación, la cual nos permite:

Acceso a la información
Rápida localización del documento.
Facilita la comprensión documental
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS

 Organización alfabética

 Organización numérica

 Organización geográfica

 Organización alfanumérica

 Organización Punto de localización


SISTEMA DE ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS

Sigue una secuencia lógica, basada en el


arreglo de los nombres de acuerdo con el
alfabeto, muy similar al usado en los
diccionarios. Este sistema se ajusta a casi
todos los negocios.
ALFABÉTICA:
Consiste en la utilización de las letras del alfabeto. (expedientes
personales, expedientes académicos de estudiantes o de
materias). Orden abierto. Es ideal para archivos de gestión
pequeños, en donde se sabe que su crecimiento no será muy
grande.

Ejemplo.
Ana Maria Florez

Arias González Felipe Andres


ORDENACIÓN CRONOLÓGICA: Se ordena
de acuerdo a la fecha en que la documentación ha
sido tramitada:
Ejemplo:

Año- mes – día


2018-01-30

Mes – día - año


01-30-2018
ORDEMACIÓN NUMÉRICA:

Consiste en la ordenación de documentos de


acuerdo con números de código. El número de
código

Ejemplo:
Numero cedula
Documento de identidad
ARCHIVO TOTAL:

Concepto que hace referencia al proceso integral de los


documentos en su ciclo vital.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO:

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos


desde su producción o recepción en los archivos de
gestión y archivos administrativos y su conservación
temporal, hasta su eliminación o integración a un
archivo permanente.

Elaboración o Utilización y Eliminación


recepción conservación
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

ARCHIVO
DE ARCHIVO ARCHIVO
CENTRAL HISTORICO
GESTION

VALORES VALORES
PRIMARIOS SECUNDARIOS

Administrativo Cultural
Legal
Histórico
fiscal
Contable Científico
Técnico