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1. Concepto de archivo
2. Importancia de llevar un archivo
3. Objetivos y características del archivo
4. Clases de archivos según su uso y organización
5. Sistemas de organización de archivos
6. Concepto de retención de documental
DOCUMENTO
"Documento es el testimonio
de la actividad del hombre
fijado en un soporte
perdurable."
DOCUMENTO ARCHIVO
Registro de información
producida o recibida en razón
de sus actividades o funciones.
ARCHIVO DE DOCUMENTO
Es la actividad que nace debido a los procesos
administrativos, esto ocurre porque los las empresas
y /o personas naturales deciden que dichos procesos
se deben de justificar documentalmente, sus
decisiones, expresando el cumplimiento de la ley, la
oportunidad del criterio adoptado y la lógica, y
coherencia de un procedimiento seguido.
DOCUMENTO DE ARCHIVO
Se refiere al resultado de una acción y es definido
por distintos autores como aquel que el producido
y/o recibido por institución o individuo durante la
trayectoria de su comisión o actividad para el
cumplimiento de sus objetivos y conservado como
prueba e información, es decir, su finalidad es
cumplir con alguna gestión.
Qué representa la
importancia
de los
archivos
Estos recopilan, conservan y difunden
información registrada, generada o recibida por
una entidad, grupo o persona en función de las
actividades que ésta realiza.
ARCHIVO CENTRAL:
"En el que se agrupan documentos transferidos por los
distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya
consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo
vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y
particulares en general". Ley 594 de 2000.
ARCHIVO HISTÓRICO
PATRIMONIO DOCUMENTAL:
ARCHIVO:
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una
persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su
gestión, conservados respetando aquel orden para servir
como testimonio e información a la persona o institución que
los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
ARCHIVO PÚBLICO:
Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales
y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio
público por entidades privadas
“El objeto esencial de los archivos es
disponer de la documentación
organizada, en tal forma que la
información institucional sea
recuperable para el uso institucional y
de la sociedad como fuente de la
historia”.
La ordenación es un proceso posterior a la
clasificación, la cual nos permite:
Acceso a la información
Rápida localización del documento.
Facilita la comprensión documental
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS
Organización alfabética
Organización numérica
Organización geográfica
Organización alfanumérica
Ejemplo.
Ana Maria Florez
Ejemplo:
Numero cedula
Documento de identidad
ARCHIVO TOTAL:
ARCHIVO
DE ARCHIVO ARCHIVO
CENTRAL HISTORICO
GESTION
VALORES VALORES
PRIMARIOS SECUNDARIOS
Administrativo Cultural
Legal
Histórico
fiscal
Contable Científico
Técnico