CORPORACIÓN AUTÓNOMA DEL META

DIPLOMADO EN GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

INTENSIDAD HORARIA: 120

DOCENTE: JÓSE VICENTE GÓMEZ LADINO

DATOS DE CONTACTO: CEL: 320 474 54 01

CORREO: alejandra-032@hotmail.com
 TEMATICA

MODULO 1: INTRODUCCIÓN AL TEMA Y CONCEPTOS

MODULO 2: PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

MODULO 3: HERRAMIENTAS DE ARCHIVO SOLICITADAS EN LA LEGISTACIÓN

MODULO 4: PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

MODULO 5: GESTIÓN ELECTRÓNICA

 DOCUMENTO

DOCUMENTO DE ARCHIVO

ACTIVIDADES DIARIAS

ENTIDADES PÚBLICAS ENTIDADES PRIVADAS

MANUALES FUNCIONES

MANUALES PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

ARCHIVOS
 CONCEPTOS BASICOS
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública
o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden
para servir como testimonio e información a la persona o institución que los
produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

ARCHIVO PÚBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades

oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por
entidades privadas.

ARCHIVO DE GESTIÓN: Comprende toda la documentación que es sometida

a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u
otras que la soliciten.
ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por
los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no
es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de
consulta por las propias oficinas y particulares en general.

ARCHIVO HISTÓRICO: Es aquél al que se transfieren desde el archivo

central los documentos de archivo de conservación permanente.

ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los

documentos en su ciclo vital.

DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una persona o

entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor :
 PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
ORDEN ORIGINAL: Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la
estructura que ha tenido durante el servicio activo.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Conservación de los documentos dentro del fondo

documental al que naturalmente pertenecen.
 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO:

La ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) en su articulo 23 establece la formación de archivos
teniendo en cuenta el ciclo Vital de los Documentos.
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en los
archivos de gestión y archivos administrativos y su conservación temporal, hasta su eliminación o
integración a un archivo permanente.

ELABORACIÓN O
RECEPCIÓN
UTILIZACION
Y
CONSERVACION
ELIMINACIÓN
 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

TRANSFERENCIA PRIMARIA TRANSFERENCIA SECUNDARIA

ARCHIVO
ARCHIVO DE ARCHIVO HISTORICO
GESTION CENTRAL

VALORES PRIMARIOS VALORES SECUNDARIOS

Administrativo
Legal Cultural
fiscal Histórico
Contable Científico
Técnico Investigación
 PLAN DE GESTION DOCUMENTAL (PGD)

Conjunto de actividades administrativas y

técnicas tendientes a la planificación, manejo
y organización de la documentación producida
y recibida por las entidades, desde su origen
hasta su destino final con el objeto de facilitar
su utilización y conservación.
 1. PRODUCCIÒN

Generación de documentos de las instituciones en

cumplimiento de sus funciones.

Aspectos de la producción documental

-Creación y diseño de documentos.

- Medios y técnicas de producción y de impresión
(máquinas de escribir y procesadores de texto).
- Determinación y selección de soportes documentales
(cintas magnéticas, CD-ROM, discos ópticos,
disquetes, discos duros, microfilme, video).
- Determinación de tamaños, calidad y tipos de
soportes, gramaje, tintas.
 2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Conjunto de operaciones de verificación y control que una

institución debe realizar para la admisión de los documentos
que son remitidos por una persona natural o jurídica.

Aspectos para la recepción de documentos:

-Se debe verificar que estén completos, que correspondan a

lo anunciado y sean competencia de la entidad
-Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
-Constancia de recibo (sello, reloj radicador).
 3. DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
Se debe tener en cuenta dos actividades:

Distribución de documentos externos:

Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
-Clasificación de las comunicaciones.
-Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
-Registro de control de entrega de documentos recibidos.

• Distribución de documentos internos:

-Identificación de dependencias.
-Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
-Registro de control de entrega de documentos internos.

• Distribución de documentos enviados:

-Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo
electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.
-Control y firma de guías y planillas de entrega.
-Registro de control de envío de documentos.
-Contratación de empresas especializadas.
 4. TRAMITE DE DOCUMENTOS

Curso del documento desde su producción o

recepción hasta el cumplimiento de su función
administrativa.

Aspectos para el tramite

-Los documentos deben estar dentro de las series

documentales.
-Tener en cuenta los tiempos máximos de respuesta.
-Proyección y preparación de respuesta
 5. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Conjunto de acciones orientadas a la clasificación , ordenación

y descripción de los documentos de una institución, como
parte integral de los procesos archivísticos.

Aspectos de la organización :

-Permite una rápida identificación de los expedientes

-valorar las funciones y necesidades operacionales de las
oficinas.
-contar con sistemas de ordenación fáciles de entender por los
usuarios, ubicar los documentos para su consulta,
transferencia o disposición final.
-Elaboración de inventarios documentales.
-Organización y entrega de transferencias documentales.
-Aplicación de la disposición final de las TRD y/o TVD.
 6. CONSULTA DE DOCUMENTOS

Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de

conocer la información que contienen.

Aspectos para la consulta documental:

-Determinación de la necesidad y precisión de la consulta.

-Determinación de competencia de la consulta.
- Condiciones de acceso.
-Respuesta oportuna.
- Establecer instrumentos de consulta.
- Registro de préstamo de los documentos.
-Control de devoluciones.
 7. CONSERVACIÒN DE DOCUMENTOS

Conjunto de medidas preventivas o correctivas,

adoptadas para garantizar la integridad física y funcional
de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

Aspectos para la conservación documental

- Lugar , espacio adecuado.

-Estantería apropiada
-Condiciones ambientales adecuadas
- iluminación y ventilación.
- Restauración de documentos.
8. DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS

Selección de los documentos en cualquier etapa

del ciclo vital, con miras a su conservación
temporal, permanente, o a su eliminación
conforme a lo dispuesto en las Tablas de
Retención Documental y/o Tablas de Valoración
Documental.

Aspectos para la disposición final de los

documentos:

-Eliminación documental
- selección documental
- Técnicas de reprografía
• Microfilmación
• Digitalización
 IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

PARA LA
ADMINISTRACIÓN

PARA LA
PARA LA INVESTIGACIÓN
COMUNIDAD Y
EL ESTADO

PARA EL
DESARROLLO
ECONOMICO
Y SOCIAL
PARA EL
DESARROLLO
CIENTÍFICO Y PARA EL FOMENTO
TECNOLÓGICO DE LA CULTURA Y
LA IDENTIDAD
NACIONAL