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INSTITUTO DE EDUCACION

SUPERIOR Nº 6001
“GRAL. MANUEL BELGRANO”

TECNICATURA SUPERIOR EN BIBLIOTECOLOGÍA Y


CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN
INTRODUCCIÓN A LA ARCHIVOLOGÍA Y
LA MUSEOLOGÍA

Curso: 2º año

Lic. Teresita del M. Gutiérrez


ARCHIVO

1. Es un edificio o local donde se conservan documentos


ordenados y clasificados que produce una institución,
personalidad, etc., en el ejercicio de sus funciones o
actividades.

2. Mueble o caja que sirve para guardar documentos o


fichas de manera ordenada.
ARCHIVO
1. El vocablo procede del latín archivum, aunque su origen es
más remoto, se encuentra en la lengua griega y puede
traducirse como “residencia del magistrado”. El término
se utiliza para nombrar el conjunto ordenado que una
sociedad, una institución o una persona elabora en el
marco de sus actividades o funciones.
2. El lugar donde se custodian documentos importantes para
una organización, también se conoce con el nombre de
archivo.
Archivo Nacional de Chile
ARCHIVÍSTICA

Es el estudio teórico y práctico de los principios,


procedimientos y problemas concernientes al
almacenamiento de documentos, buscando que
dicha documentación se mantenga en el tiempo,
para ser consultada y clasificada.

Francisco Fuster
La Archivística: es la ciencia de los archivos. Como tal,
se ocupa de la creación, organización y servicio de los
mismos. Lo que distingue esencialmente a la
archivística de otras disciplinas afines, es su visión
globalizadora, pues considera a los documentos como
un conjunto estructurado, procedentes de una
institución. De tal suerte que podemos definirla como la
ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los
principios de su conservación y organización, así como
los medios para su utilización.
Funciones de los archivos

RECOGER

CONSERVAR

SERVIR
Funciones de los archivos
1. Control de Ingreso de la Documentación.
2. Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir).
3. Descripción (Inventarios, e Indización).
4. Aplicación de las Normas Internacionales de Descripción Archivística
5. Gestión Documental
6. Creación de un Sistema de Información para el control, localización y
Digitalización de la Información Estratégica
7. Conservación.
8. Servicio y Control de Préstamo de la Archivalía
9. Selección, Traslado de la Documentación
Clasificación de los archivos
Tomando en cuenta la entidad productora:

 Archivos públicos y

 Archivos privados
Considerando la edad y los valores de los
documentos que los conforman:
De Gestión
Centrales
Intermedios e
Históricos
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Es la base teórica que regula


todas las interacciones
archivísticas, cuando se respeta
en la organización y tratamiento
de un archivo.
Creación del francés Natalis de Wally
(1841)  Prusia (1851)
Holanda: Müller, Feith y Fruin (1898)
Manual que sienta las bases archivísticas

el respeto al origen y al orden original


Características
1. La aplicación del principio de procedencia
garantiza la integridad administrativa de un fondo y
su pleno valor de testimonio
2. La clasificación archivística se inspira directamente
en la aplicación del principio fundamental de la
archivística: el principio de "respeto al origen o
procedencia de los fondos".
3. Favorece la recuperación de la información ya que
permite el conocimiento del organismo creador, sus
competencias, funciones, actividades,
funcionamiento y otros factores susceptibles de
recuperar la información contenida en los
documentos.
Principios metodológicos

1.º nivel: principio de respeto a la procedencia


u origen de los fondos.

2.º nivel: el principio de respeto al orden


original o estructura interna de los fondos
FONDOS DOCUMENTALES

Los fondos constituyen la mayor agrupación


documental, existente en un archivo y
corresponden al "conjunto de documentos, de
cualquier formato o soporte, producidos
orgánicamente y/o reunidos y utilizados por
una persona particular, familia u organismo en
el ejercicio de sus actividades".
Archivo Histórico de Chile
«Hemos denominado…

Fondos Documentales a las colecciones


de materiales inéditos, de carácter
histórico o científico a menudo
relacionados directamente con los fondos
museográficos, o cuando menos con el
área científica del centro…»

Ver: Fondos documentales: Ingreso y retiro.


Ordenación

«…una vez que hemos establecido la


clasificación de los documentos de un fondo o
de una sección (…) deberemos proceder a fijar
el orden de los documentos integrados en las
distintas series documentales…»
Tipos de ordenación

O Ordenación cronológica se elige la fecha


de los documentos como unidad.
O Ordenación alfabética se elige una
palabra para identificar cada documento.
O Ordenación numérica
Operaciones relacionadas con la
ordenación:
 Desdoble  mapas, planos, etc.
 Signaturación y Sellado  medida de
control y seguridad.
 Datación  indicar fecha completa.
 Numeración y foliación  se indica con lápiz
en el lado superior derecho.
 Agregación  reubicación del documento
con un testigo
El Registro

 Lugar donde se centraliza la entrada o

salida de documentos.

 Libros u otros medios, donde será anotada y

referida toda la documentación de entrada


y/o salida que acontece.
Clases de registros

 Registro general  anotar toda


comunicación tanto de entrada como de
salida:
 Registro general de entrada
todo lo que se recibe y puede tener
dos procedimientos
 De registro único
 De registro múltiple
 Registro general de salida se anota la
salida de los escritos y comunicaciones
oficiales dirigidas a otros órganos o a
particulares
 Registro auxiliar facilitar la presentación
de escritos y comunicaciones.
al registro general
 Registro de archivo se registran los
documentos que fueron archivados
Contenido de registros

 Número de inscripción (orden temporal de

recepción)

 Epígrafe expresivo de la naturaleza del

documento.

 Identificación del interesado.


Exposición de fondos documentales
INFORMACIÓN


Es todo o cualquier elemento referencial
contenido en un documento dado.
Es la representación mínima de todo o de
cualquier elemento de carácter cognitivo,
pasible de ser transferido, procesado e
interpretado de forma manual o automática.
Documento
 del latín documentum

Diploma, carta, relación u otro escrito que


ilustra acerca de algún hecho, principalmente
de los históricos.


Documento
Escrito en el que constan datos fidedignos o
susceptibles de ser empelados como tales
para probar algo.
Los Documentos
«…Son tales independientemente de la forma
que tienen o el medio en el que fueron
creados, recibidos, mantenidos y usados por
una institución (pública o privada) o por un
individuo en el cumplimiento de obligaciones
legales o en la transacción de asuntos de los
cuales forman parte o sobre las cuales dan
pruebas…»
Casas de Barbán, Alicia. Gestión de documentos del sector público
desde una perspectiva archivística..
El documento de un archivo

Necesariamente debe poseer tres elementos:


 Soporte: es la parte física o material del
mismo.
 Información: es el mensaje o la noticia que
contiene el documento.
 Medio o forma en que se registra esta
información.
La Escuela de Archiveros de la Universidad
Nacional de Córdoba afirma que:
«Documento de un archivo es un soporte
modificado por un texto a él adherido que
surge como resultado de una actividad
administrativa y tiene como fin impartir una
orden, probar algo o trasmitir una información
útil para el trámite.»
Casas de Barbán, Alicia. Gestión de documentos del sector público
desde una perspectiva archivística
Y los fines que puede perseguir:

 Impartir una orden: leyes, decretos,


ordenanzas, reglamentos.
 Probar algo: actas, testimonios, certificados.
 Transmitir una información: los que
transmiten noticias sin testimoniar
(Informes, cartas, circulares, memos)

Ver: Casas de Barrán, Alicia ….Capítulo II.


La naturaleza de los documentos

 Son estáticos

 Tienen autoridad

 Son singulares

 Son auténticos
Caracteres externos e internos

 El soporte o el procedimiento de la fijación


de la información  caracteres externos.

 El autor del documento, el creador, el


destinatario y/o el contenido del mensaje
 caracteres internos
El carácter externo que refiere al medio
o procedimiento por el que transmite la
información es la Clase, es decir:

O Documentos textuales  textos escritos


O Documentos gráficos  reproducen
imágenes no textuales (planos, fotografías,
dibujos, etc.)
O Documentos audiovisuales
O Documentos sonoros
O Documentos informáticos
Otro carácter externo es:

 Tipo documental  deriva de la actividad


que el documento testimonia.

 Los diferentes tipos  ellos son los que


distinguen las series documentales que son
elementos indispensables para el desarrollo
de la metodología archivística.
Caracteres internos

Son la parte intrínseca de los documentos:


Entidad productora  el autor
Origen funcional móvil o razón por la cual se
crea un documento
Fecha y lugar de producción  data crónica y
tópica (Diplomática)
Contenido tema o asunto que trata el
documento
Documentos públicos y privados

 Los creados, recibidos y mantenidos por


cualquier organismo del gobierno en
cumplimiento de sus funciones públicos
 Son privados: los creados, recibidos y
mantenidos por organismos, instituciones,
organizaciones, familias o individuos no
gubernamentales y pueden estar
relacionados con asuntos privados o
públicos.
Valores de los documentos

El valor primario de los documentos refiere a


la actividad y al fin para e que fueron creados
y deriva de su capacidad de testimoniarla.
 V. Administrativo

 V. Fiscal

 V. Jurídico - Legal
El valor secundario  el plazo de tiempo
diluye el valor primario

Está vinculado a la información que obra en el


documento.
 Testimonio institucional
 Fuente de investigación histórica
 Otro tipo de fuente para múltiples usuarios
Los valores se relacionan con el ciclo de vida
de los documentos y con el proceso de
selección
Principios del cuidado de los
documentos

 El proceso de cuidado de los


documentos, se llama gestión de documentos
Principios archivísticos para el
cuidado de los documentos
O Principio de procedencia y orden original o

Respct de fonds

O Principio de Ciclo Vital

O Principio de Continuo

O Principio de niveles de organización

(clasificación y ordenación) y de descripción


Principio de Respect de fonds

 Es el respeto por el creador de los


documentos.
 La procedencia se refiere a la oficina de
origen.
 El orden original es la secuencia y la
organización en que los documentos fueron
creados o guardados por la oficina de
origen.
Ciclo Vital de los documentos

Analogía a un ciclo vital de un organismo


biológico:
Un documento  es creado
 es usado  valor continuo
 finalmente se dispone del bien
 se lo destruye o se lo resguarda en un
archivo histórico
Correspondencia entre ciclo vital y archivo

• Fase Pre Archivística


Documentos en trámite  Archivo de Gestión o de Trámite
Activos

• Fase Administrativa Archivo Administrativo


Documentos Vigentes – Plazo Precaucional A. Intermedio
Semiactivos o de
Concentración
• Fase Histórica
Documentos históricos  Archivo Histórico
Inactivos
Principio del Continuo

Hay cuatro acciones que continúan en la vida


de un documento:
a) Identificación
b) Control intelectual
c) Acceso
d) Control físico
Acciones en el cuidado de los
documentos
Proceso Acciones de la gestión de los Acciones de la gestión
documentos administrativos de documentos históricos
a) Identificación creación o recepción selección o adquisición
y adquisición
b) Control intelectual clasificación en un sistema clasificación y ordenación
lógico y descripción
,
c) Acceso mantenimiento y uso referencia y uso
d) Control físico disposición por destrucción preservación
o transferencia como documento
de valor permanente
Niveles de Clasificación y Ordenación y
de Descripción
Niveles Ejemplos gobierno Universidad
Institución Archivo Nacional Archivo General
Fondo o Grupo Ministerio de Educación Facultad Medicina
Subfondo o Consejo de Educación Hospital de Clínicas
Subgrupo primaria
Serie Evaluaciones de Escuelas Servicio Externo
Subserie Evaluaciones de Escuelas, Prestaciones 2001
Distrito A, 1967
Pieza Evaluación de Escuelas, Prestaciones, 25 de
Distrito A, enero 1967 enero 2001
No se conformen con lo visto en
clase, visiten los archivos,
investiguen y formen su propio
criterio

Muchas Gracias

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