Ministerio de Cultura

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

150 aos protegiendo la memoria de todos los peruanos

PLAN ANUAL DE TRABAJO INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

Directiva N003-2008-AGN-DNDAAI Normas para la Formulacin y N003-2008-AGNAprobacin del Plan Anual de Trabajo del rgano de Administracin de Archivos de las Entidades de la Administracin Pblica

PLAN DE TRABAJO
Planificar

es el Procedimiento mediante el cual se seleccionan, ordenan y disean acciones que deben realizarse para el logro de determinados propsitos, con la utilizacin racional de los recursos disponibles;
Dentro

de la Administracin de Documentos y Archivos, la planificacin esta dentro de ella como nivel operativo el plan de trabajo.

La planificacin prev las condiciones en que deber realizarse y desarrollarse un trabajo en el futuro. Fija el curso de la accin, Establece los principios que habrn de orientarlo, La secuencia de operaciones, Determina tiempos;

Es decir:
Planear es proyectarse al futuro, Decidir ahora despus, lo que debe hacerse

Entonces se puede
Planificar la implementacin del Sistema de Archivo Institucional, La adquisicin de un local, La contratacin de personal archivero Equipamiento, etc. Todo como resultado de la necesidad de la institucin

LA PLANIFICACIN Y SUS PRINCIPIOS :

1.

PRECISIN: concretas

-Acciones

-Evitarse

la vaguedad y generalidad,

debe planear los detalles aunque no siempre es posible.

-Se

Principio
2. FLEXIBILIDAD. Dejar un margen para los cambios, Permitir pequeas adaptaciones momentneas, volviendo a su direccin inicial. Prever, en lo posible, los varios supuestos y cambios a ocurrir

CUAL ES EL DEBER DEL ORGANO DE ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS Archivo Central de nuestra institucin?
Orientar la labor a conseguir una Administracin de Archivos Implementar el Sistema de Archivos Institucional, Ubicacin del archivo en el organigrama Normar y asesorar a las dems oficinas de nuestra entidad en temas sobre archivos. Acopio y Centralizacin del acervo documental institucional y Servicio

Directiva N 003-2008-AGN-DNDAAI, Normas para la Formulacin y Aprobacin del Plan Anual de Trabajo del rgano de Administracin de Archivos de las Entidades de la Administracin Pblica

Finalidades:
de un instrumento de gestin que permita programar y desarrollar ptimamente las actividades archivsticas en las entidades pblicas.
Disponer

los criterios para el proceso de formulacin, ejecucin y evaluacin de los planes de trabajo institucionales de archivos de las entidades pblicas.
Uniformizar

La Directiva orienta la elaboracin de dos tipos de planes:

Plan Anual de Archivos Administrativos del Sector Pblico Nacional y

Plan de Archivos

Trabajo

Institucional

de

Qu es el Plan Anual de Archivos Administrativos del S.P.N.?

El Plan Anual de Archivos Administrativos es el documento que integra y armoniza los planes de trabajo institucional de archivos, de los archivos conformantes del Sistema Nacional de Archivos. La labor de consolidar los planes de trabajo institucional de archivos, corresponde al Archivo General de la Nacin como organismo rector del Sistema Nacional de Archivos y, al mismo tiempo, definir los lineamientos de poltica archivstica.

QU ES EL PLAN DE TRABAJO INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS?

un instrumento de gestin que orienta las actividades archivsticas para el logro de los objetivos y metas de la entidad y los del Sistema Nacional de Archivos (SNA).
Es Facilita

el cumplimiento de los objetivos institucionales desde la perspectiva archivstica. Forma parte de un plan mayor como es el Plan de Desarrollo Institucional o Plan Operativo Institucional.
Permite

evaluar el cumplimiento de las actividades desarrolladas en el periodo establecido

Vigencia
Directiva actualmente est vigente, de conformidad con la Quinta Disposicin Transitoria del decreto supremo N 008-92JUS, reglamento de la ley N 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos, que textualmente dice: Las normas y directivas emitidas por el Archivo General de la Nacin antes de la dacin del presente Reglamento, conservan su vigencia como normas del SNA.
Esta

Cumplimiento y Alcance de la norma

La

obligatoriedad para la elaboracin, ejecucin y evaluacin de los planes de trabajo institucional de archivos est contemplada en el numeral IV (Alcances) de la Directiva N 003-003-86-AGN/DGAI.

las entidades pblicas las que deben elaborar y aprobar sus planes, as como remitirlos al Archivo General de la Nacin, para su evaluacin y seguimiento.

Son

Sanciones Administrativas
El Art. 50 de la Ley N 28296 dice: 50.1 Los criterios y procedimientos para la imposicin de multa () teniendo en consideracin al valor del bien y la evaluacin del dao causado, previa tasacin y peritaje segn corresponda

50.2 La multa a imponerse no podr ser menor de 0.25 de la UIT ni mayor de 1000 UIT

Reglamento de Aplicacin de Sanciones Administrativas (2008) Artculo 16: Inciso f) Incumplir con la formulacin y con los objetivos del Plan Anual de Trabajo Archivstico, as como impedir la evaluacin de los resultados en coordinacin con el rgano de Planificacin de la entidad.

SANCIONES ADMINISTRATIVAS
La Sancin administrativa se tendr que interponer al ms alto funcionario responsable de la custodia y conservacin de la documentacin existente, as mismo la propia institucin esta facultada para imponer sancin segn la norma expresa (Decreto Legislativo N 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa de remuneraciones del Sector Publico), sanciones a los empleados pblicos por negligencia en sus funciones, as como daos a los materiales entre ellos a los documentos de la entidad o en posesin de esta.

PLAN DE TRABAJO INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DEL(Nombre de la entidad)

I. INTRODUCCION

1.1. Objetivo 1.2. Finalidad 1.3. Alcances

II. REALIDAD ARCHIVISTICA INSTITUCIONAL 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. Organizacin Normatividad Personal Local y equipos Fondos documentales Procesos Tcnicos Archivsticos

III. LINEAMIENTOS DE POLTICA INSTITUCIONAL IV. OBJETIVOS INSTITUCIONALES V. PROGRAMACION DE ACTIVIDADES

FORMATO: A V. PROGRAMACION DE ACTIVIDADES

5.1 Prioridad 5.2 Actividades Programadas
1er Semestre

5.3 Meta

5.4 Duracin Total

5.5 Responsable

5.6 Observaciones

2do Semestre

Informe de Evaluacin PLAN DE TRABAJO INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DEL _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ I. II. Introduccin Evaluacin semestral de actividades (Formato B) Situacin organizacional. Recomendaciones

III. IV.

FORMATO B: II . INFORME DE EVALUACION DEL PLAN DE TRABAJO INSTITUCIONAL DE ARCHIVO

1. Datos Generales Sector: Entidad: OAA
3. Actividades 4. Meta Anual 5. Avance Semestral Cantidad %

2. Semestre

6. Problemas Detectados

7. Medidas Correctivas

8. Observaciones

Programados

No Programadas

Problemas Detectados:
Diagnstico situacional o realidad archivstica no guarda relacin con el estado real de los archivos.
El

programacin de actividades del plan de trabajo institucional de archivos no se elabora de acuerdo al formato A de la Directiva.

La

Constante la falta de personal de archivos y, sobre todo, con capacitacin en la materia. Los ambientes no renen las condiciones mnimas para un archivo, los espacios son reducidos e inadecuados. Los procesos tcnicos archivsticos estn descritos como actividad, pero no cuantificados en unidades de medida

Algunos lineamientos de poltica estn orientados al fortalecimiento del sistema de archivos de la entidad. Por ejemplo: poner en funcionamiento los archivos de gestin, racionalizar la produccin de documentos, difundir las tcnicas archivsticas, etc., Pero no se ubican en el contexto de su realidad institucional.

coordinacin interna entre el archivo y los rganos con poder de decisin de la entidad no son los ms adecuados. Lo que se llega a visualizar por las dificultades al presentar el plan de trabajo institucional de archivos al Archivo General de la Nacin.

Los

Informe de Evaluacin es presentado utilizando el formato B de la Directiva slo por algunas entidades.

El

 Ms del 50 % de los planes de trabajo institucional de archivos son remitidos al Archivo General de la Nacin sin la aprobacin correspondiente mediante resolucin de la alta direccin

Recomendaciones para la elaboracin del Plan de Trabajo y el Informe de Evaluacin:

 Ceirse a los formatos: presentados en la Directiva para evitar la heterogeneidad de criterios. Mayor precisin: (especfica y que refleje las prioridades de cada actividad, correctamente establecidas). Cuantificar: las metas programadas, lo cual permitir medirlas y posteriormente evaluarlas.

La cantidad de documentos debe medirse en base a metros lineales.

La realidad archivstica de la entidad debe apoyarse en el anlisis de cuadros estadsticos y fotografas.

En el rubro responsable, debe figurar la(s) unidad(es) orgnica(s) comprometidas o el personal encargado del avance de la actividad programada.

El rubro observaciones no necesariamente debe ser utilizado; est reservado para aclarar algn aspecto que amerite hacerlo. Para cada uno de los problemas detectados se deben proponer medidas correctivas especficas, sin generalizaciones. En caso de no contar con los recursos necesarios que posibiliten el cumplimiento de las actividades programadas, deben reprogramarse las actividades con mayor objetividad.

planes de trabajo institucional de archivos de las entidades pblicas regionales deben ser remitidos al Archivo Regional de su respectiva jurisdiccin. Archivo Regional receptor de los planes de trabajo debe analizar, evaluar y emitir los informes respectivos remitindolos a las entidades con las recomendaciones del caso. Luego de ello se deber dar a conocer al Archivo General de la Nacin informacin al respecto.
El

Los

Para recordar:
DOCUMENTACIN PRODUCIDA Y CONSERVADA EN CADA UNA DE LAS INSTITUCIONES PBLICAS CONSTITUYE PATRIMONIO DOCUMENTAL QUE PERTENECE A TODOS LOS PERUANOS. PROTECCIN DEPENDE DE LA VOLUNTAD INSTITUCIONAL DE LAS AUTORIDADES Y FUNCIONARIOS Y DEL TRABAJO COTIDIANO DE LOS ARCHIVEROS.
SU LA

Es nuestro deber proteger nuestro el Patrimonio Documental de la Nacin

Archivo General de la Nacin Direccin Nacional de Desarrollo Archivstico y Archivo Intermedio dndaai@agn.gob.pe

MUCHAS GRACIAS

Ivn Caro Acevedo Director Nacional