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Normas de Auditoria Gubernamental

Gua General para la Ejecucin Del Trabajo


Parte 2

CONTENIDO PARTE 1
1.

2.

3.

Gua ET-1 EVALUACION DEL CONTROL INTERNO Gua ET-2 EVALUACIN DEL CUMPLIMIENTO DE DISPOSICIONES LEGALES Y REGLAMENTARIAS Gua ET-3 PREPARACIN DE PAPELES DE TRABAJO

CONTENIDO PARTE 2
1.

2.

3. 4. 5.

Gua ET-4 Obtencin de la Carta de Representacin Gua ET-5 Creacin y Actualizacin del Archivo Permanente Gua ET-6 Organizacin del Archivo Corriente Gua ET-7 Seguimiento de Recomendaciones Gua ET-8 Supervisin

Gua ET-4 Obtencin de la Carta de Representacin

La Carta de Representacin
Qu es?

Es el documento en el que la autoridad superior de la entidad auditada, reconoce haber puesto a disposicin del auditor la informacin requerida, as como cualquier hecho importante ocurrido durante el perodo bajo examen y hasta que concluya el trabajo de campo

objetivos?

Obtener evidencia escrita Para corroborar la Informacin, su confiabilidad Y veracidad

Que toda la informacin fue Presentada a los auditores gubernamentales

Que todo hecho significativo Fue informado oportunamente

Director de Auditoria Gubernamenta l

Sub Director de Auditoria Gubernamenta l

Supervisor

Responsables

Encargado

Auditor Gubernamenta l

PROCEDIMIENTO
OPORTUNIDAD

Preparar con anticipacin acorde Al modelo (al 90% del trabajo)

Sol icitarse por escrito a l a Autoridad mxima y se adjunta modelo

La respuesta y la carta firmada por l a mxima autoridad y dirigirla al Supervisor

FORMA

Elaborada en Papel Membretado de la entidad auditada

Firmada por l a mxima autoridad De la entidad (Ministro, J.D., etc.)

Y si la entidad auditada se niega a emitir La carta de representacin, qu se debe hacer?

La negativa de proporcionar la carta de Representacin debe evidenciarse en el informe respectivo

Gua ET-5 Creacin y Actualizacin del Archivo Permanente

Se conforma en la primera auditoria


Informacin Legal

Informacin Organizacional

Normas y Reglamentos

Archivo Permanente

Informacin Metodolgica

Contratos

Otra de Importancia

Se actualiza en las subsecuentes

Objetivos

Facilitar la familiarizacin Y conocimiento de La entidad

Fuente de Consulta Para futuras auditorias

Documentar hallazgos Sobre bases tcnicas, Legales y contables

Facilitar la preparacin de P.T. en reas que Requieren referencia (Contratos, dictmenes, etc.)

Direc tor de Auditoria Guberna mental Prove er recursos Para su organizacin

Archivo realizado tcnica Y metodol gicamente Acorde a la Norma

Sub Director A.G .

Creacin oportuna al inicio y en auditorias recurrentes

Supe rvisor

Responsables

Enc argado Apoyar al supervisor y velar Porque el archivo se Organice acorde a la Metodologa aplicable

Responsables de obtener y Organizar la informacin Necesaria y actualizarla

Auditore s

Estructura General Cartula ndice

Informacin General de La Entidad

Estructura Organizacional

Identificacin de la entidad Direccin, telfono, fax, E mail, etc. Autoridades superiores y sus generales Misin y visin institucional.

Manuales de Organizacin y funciones Normas y Procedimientos (direccin, operativos tcnicos, recursos humanos, informtica etc.) Organigramas Ubicacin geogrfica de programas y proyectos Integracin de unidades ejecutoras por programa

Leyes y Regulaciones - Ley Orgnica

- Reglamento Orgnico y reglamentos internos - Decretos, acuerdos gubernativos que regulen la entidad - Acuerdos internos, dictmenes, resoluciones etc.

Planificacin de Operaciones
Plan Operativo Anual Planes de trabajo Cronogramas de actividades Estudios de pre y factibilidad

Informacin Administrativa

Extractos de Contratos administrativos (prestamos, donaciones, etc.) Extractos de actas) Principales polticas institucionales Flujogramas de procesos ms importantes

Informacin Presupuestaria, contable y Financiera

Polticas y normas contables y presupuestarias Manuales contables y presupuestarios Estados financieros Estados de ejec. y liq. del presupuesto Informes de auditoria Integraciones de cuentas de activos y pasivos

AC TUALIZAC IN
la informacin debidamente clasificada y actualizada es indispensable para el apoyo eficiente del proceso de la auditoria,.

ACCESO Y UTILIZACIN
Fuentes principal de evidencia y consulta por parte de los auditores, su acceso debe ser normado por la Direccin de Auditoria Gubernamental, a travs del Centro de Informacin Gubernamental de la CGC.

Identifica cin de la informac in, anlisis, clasific acin, y archivo


Proceso a cargo del C I G de la D de A G Cuenta con sus propios procedimientos.

Gua ET-6 Creacin y Actualizacin del Archivo Corriente

Papeles de Trabajo Ultima Auditoria

Archivo Corriente Evidencia para El Informa Final

Vigencia de Un Ao

Director de Auditoria Gubernamental


Prove er recursos Para su organizacin

Archivo real izado acorde a metodolgicamente presentada

Sub Director A.G. A.G

Supervisor
Creacin oportuna desde el inicio Del proceso

Responsables

Vela porque el archivo sea acorde a Metodologa dando seguimiento oportuno

Encargado

Auditores
Organizar la informacin Durante la ejecucin del trabajo

Objetivos

Facilitan la administracin De documentos que Conforman la evidencia

Apoyo para planificar Auditorias subsecuentes

Estructura Bsica CARTULA INDICE PLAFICACIN


Familiarizacin Programa visita preliminar Evaluacin preliminar C.I. Evaluac. Aspectos legales Memo de Planificacin especfica Programas de Auditoria Cuestionarios de C.I.

INFORME

ACCIONES LEGALES

ADMINISTRATIVO

Resumen Gerencial Informe Final Borradores de informe

Actas Suscritas Solicitud de Sanciones Liquidaciones de Auditoria Denuncias Otros

Nombramiento de Personal asignado Carta de Presentacin (equipo de auditoria) Carta de Representacin Hoja de Pendientes Hojas de Revisin P.T. E. F. de la entidad Comentarios de la Admon. Correspondencia por reas o cuentas examinadas (interna y externa) Copia de confirmaciones realizadas por rea y cuenta Copia de reportes, edos. De cuenta, conformaciones, etc. Otros

ACCESO Y UTILIZACIN
Principal fuente de evidencia y consulta constante

Identificacin de la informacin, anlisis, clasificacin, y archivo


A ca rgo de l C entro de Informacin Guberna mental Procedimientos propios para a ccede r a l siste ma

Gua ET-7 Seguimiento de Recomendaciones

Seguimiento de Recomendaciones
Definicin
Conjunto de acciones desarrolladas por la Contralora, para evaluar si las entidades pblicas han cumplido con la implantacin de las recomendaciones emitidas como resultado de las auditoras realizadas, as como la verificacin de los beneficios o resultados obtenidos.

objetivos

Asegurar que se ha cumplido oportunamente con la implantacin de las recomendaciones

que se aplicaron las acciones correctivas (legales o administrativas) segn los acuerdos establecidos en la fase de discusin de los informes.

Autoridades Superiores de la Contralora

Encargado y Auditores Gubernamentale s

Director de Auditoria Gubernamenta l

Responsables

Supervisores

Sub Director de Auditoria Gubernamenta l

IMPORTANCIA

Promueven la toma de decisiones importantes, para un mejor control de las operaciones administrativas y financieras

Contribuyen al logro de los objetivos institucionales

Al identificar las causas de las deficiencias, se plantean sugerencias para que no vuelvan a suceder y a prevenir su ocurrencia

Programacin

Control de Plazos

Informe de la Contralora

PROCEDIMIENTO

Registro de H Recomendaciones

Informe de Seguimiento Proceso de Evaluacin


H

Designacin de Personal

Gua ET-8 SUPERVISIN

De que se trata?
Dirige y Controla la Ejecucin del trabajo Hasta la aprobacin Del trabajo final Orienta y evala la Actividad del Encargado Asegura la calidad Tcnica y profesional Del trabajo Permite cumplir con Los objetivos previstos

Vigilar y cumplir Con las normas De Auditoria

Mantener y Elevar la calidad Profesional de los auditores

6 2

Evala la calidad, cantidad Y pertinencia de la Evidencia

OBJETIVOS

Utilizar adecuadamente Los recursos Disponibles

5 3
Evala la calidad, cantidad Y pertinencia de los Papeles de trabajo

Promover el crecimiento Profesional de los auditores

Autoridades Superiores CGC

Proveer recursos y emitir las polticas y Procedimientos para su realizacin

Director y Sub Director A.G. A.G


Cumplir con las polticas dictadas Y hacer uso racional y adecuado De los recursos

Supervisores

Responsables

Cumplir los objetivos mediante La participacin activa en Las auditorias

Apoyar al supervisor para que La labor realizada sea de calidad y se logren las metas y objetivos esperados

Encargados

Procedimientos Generales

Revisar PAA

Planificar las tareas

Ser enlace Entre las partes

Supervisin Contnua Durante el proceso

Dar oportunidad a Los auditores De desarrollar iniciativa

Sealar las Deficiencias En el trabajo

Reconocer el Trabajo bien hecho Motivando Su desarrollo

Apoyar a los Auditores en Su desarrollo profesional

Formar equipo Integrndose a Las actividades

Mejorar la Comunicacin entre Los equipos de trabajo

Brindar un ambiente Adecuado de trabajo

Evaluar el trabajo Y calificar El rendimiento

Procedimiento Especfico
Participar en el proceso De familiarizacin y planeacin De la Auditoria

Supervisar peridicamente El trabajo, garantizando la Aplicacin oportuna de los programas

Asesorar de forma tcnica la elaboracin del informe

Identificar necesidades de capacitacin Y promover el desarrollo profesional

3. RESPONSABLES 3.1 Director de Auditoria Gubernamental Debe velar porque los auditores gubernamentales dispongan de todos los recursos y el apoyo para que organicen el archivo corriente oportuna y tcnicamente. 3.2 Subdirector de Auditoria Gubernamental Debe velar porque la creacin del archivo corriente se efecte tcnicamente y de acuerdo a la metodologa segn la presente gua. 3.3. Supervisor Debe velar porque el archivo corriente se cree oportunamente, es decir desde el inicio del proceso de la auditoria y durante la ejecucin del trabajo hasta su terminacin. 3.4 Encargado Debe velar porque el archivo corriente se cree de acuerdo a la metodologa implementada, ejecutando una labor de seguimiento oportuno y permanente durante la ejecucin del trabajo y su terminacin. Gua ET 6. Organizacin del Archivo Corriente 3.5 Auditores Gubernamentales Son responsables de organizar toda la informacin y documentacin que comprender el archivo corriente durante la ejecucin del trabajo.

3. RESPONSABLES Director de Auditoria Gubernamental Debe velar porque en la planificacin especfica de cada auditoria, se incluya como procedimiento, la obtencin de la carta de representacin, para cumplir con las Normas de Auditoria Gubernamental. Subdirector de Auditoria Gubernamental Debe velar porque la carta de representacin sea obtenida en cada auditoria, para cumplir con las Normas de Auditoria Gubernamental. Supervisor Es responsable de asegurar que la carta de representacin se obtenga al finalizar el trabajo de campo de la auditoria, de acuerdo al modelo establecido en la presente gua. Encargado Es responsable de coordinar con el personal de enlace de la entidad auditada, que la carta de representacin se obtenga oportunamente, de acuerdo al modelo establecido en la presente gua. Auditor Gubernamental Es responsable de apoyar al encargado, para que la carta de representacin se obtenga oportunamente.

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