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La funcin archivstica esta conformada por los siguientes procesos (Artculo 22. Ley 594 de 2000) Produccin o recepcin. Distribucin. Consulta Organizacin. Recuperacin. Disposicin final de los documentos.
PRODUCCIN DOCUMENTAL
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Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales. Ley 527 de 1999 Artculo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.
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Artculo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales medios para el asiento de operaciones Artculo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad. Artculo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.
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PRODUCCIN DOCUMENTAL MARCO NORMATIVOse reglamenta Decreto 2649 de 1993 Por el cual
la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Artculo 123. Soportes contables
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Acuerdo AGN 060 de 2001. Artculos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administracin de comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas.
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Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micropuntas o esferos de tinta hmeda .
NTC 1673 Papel y cartn: papel para escribir e imprimir . NTC 2223:1986 Equipos y tiles de oficina. Tinta lquida para escribir.
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NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), caractersticas dimensionales, fsicas y magnticas. NTC 3393. Elaboracin documentos comerciales. NTC 4436 Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad
PRODUCCION DOCUMENTAL
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Indica los documentos existentes en el sistema de gestin de calidad
TIPOS DOCUMENTALES
TIPOS DOCUMENTALES
Activos Soportes centrados en documentales el individuo
Caractersticas
Instructivos
Formalidades
Imagen Corporativa (art. 14 Acuerdo 60 de 2001 AGN) Tipo de letras Firmas autorizadas (Art. 4 Acuerdo 60 de 2001)
ARTICULO DCIMO CUARTO: Imagen corporativa: Con el propsito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades establecern en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes para el efecto.
La leyenda de pie de pgina debe contener, la direccin, el nmero del conmutador, el nmero de fax institucional, la direccin de la pgina web y la direccin del correo electrnico de la entidad
1.
2.
3.
Partes de la carta: Numeracin: la radicacin debe ser consecutiva. (Acuerdo 60 de 2000 y el Cdigo de Comercio) Fecha: datos de la ciudad de origen y fecha de elaboracin de la carta se escribe a 4 interlneas del nmero. Datos del destinatario: se dirige de forma personalizada
Partes de la carta: 4. Organizacin de los datos del destinatario: - Ttulo acadmico - Nombre del destinatario. - Cargo. - Empresa - Direccin o apartado - Nombre de la ciudad.
Partes de la carta: 5. Asunto: es el tema especfico de la carta, expresado en mximo 4 palabras, se escribe a 3 interlineas de los datos del destinatario. 6. Saludo o vocativo: en damas se acostumbra el nombre y en hombres el apellido. Se escribe a 3 interlineas cuando no hay asunto y a dos cuando lo hay.
Partes de la carta: 7. Texto: - Se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes - En primera persona del plural ya que se representa un grupo empresarial. - En lo posible tratar un solo tema en la carta, sin errores tcnicos, ortogrficos y de puntuacin
Partes de la carta: 8. Pginas subsiguientes: se utilizan hojas en blanco con la imagen institucional, el primer prrafo se escribe a 2 o 4 interlineas del encabezado, la ltima pgina debe contener por lo menos un prrafo antes de la despedida. 9. Despedida: es una expresin de cortesa que se escribe a 2 interlineas despus del texto.
Partes de la carta: 10. Remitente: se escribe a 4 o 6 interlineas de la despedida en mayscula sostenida o en mayscula inicial. 11. Lneas especiales: - Anexos: clarifican el nmero de hojas se escribe a 2 interlineas del remitente. - Copia: se escribe la palabra copia sin abreviar, se relaciona nombre, cargo y empresa.
Partes de la carta: - Identificacin del transcriptor: se escribe el nombre en mayscula inicial e inicial del primer apellido de la persona responsable que realiz la transcripcin.
ASPECTOS GENERALES Uso de maysculas y minsculas Las palabras escritas en maysculas sostenida no se dividen y es conveniente tildar sus vocales. El uso de las maysculas es concreto y no se debe exagerar su uso. En minscula se escriben los das, meses, puntos cardinales y las estaciones del ao
ASPECTOS GENERALES Escritura de nmeros Para escribir un numero con su respectivo smbolo de unidad de medida, separados por un especio en blanco. Luego del smbolo no debe escribirse signo de puntuacin, sino que se deja un especio separando el smbolo del signo. Ej: 1 m , 1 g , 1 cm . Grupos de tres cifras, separa con un espacio
ASPECTOS GENERALES Escritura de nmeros Grupos de tres cifras, separa con un espacio hacia la izquierda. Ej: 23 456 m Nmeros que representan ao no se separan con punto, ni con espacio. Ej: Ao 1996 Si se escribe la fecha completa, se coloca en orden de da, mes y ao. Ej: Se celebrara el 12 de febrero de 1997
ASPECTOS GENERALES Escritura de nmeros En las normas, los nmeros no se separan con puntos ni con espacios. Ej: Norma Tcnica Colombiana 3393 Para representar dinero los decimales se separan con comas, las unidades de mil con puntos y las de milln con apostrofo.
ASPECTOS GENERALES Escritura de nmeros Para expresar cantidades en letras, hay que tener en cuenta que desde el diecisis al veintinueve se escribe en una sola palabra, y del treinta y uno en adelante en tres palabras
ASPECTOS GENERALES Escritura de nmeros Para documentos legales los nmeros se escriben en cifras y en letras. Los nmeros de telfono se separan en grupo y con espacios; el indicativo entre parntesis. Los nmeros de cedula se separan con puntos, y si la poblacin no es una capital, entre parntesis aadimos el nombre del departamento. Ej: C.C. 32.397.330 de Medelln
RECEPCIN DOCUMENTAL
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RECEPCIN DOCUMENTAL
Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe realizar para la admisin de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurdica.
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RECEPCION
tradicionap
Fax
C.E
Pagina Web
Verificacin
Radicacin
Registro
RADICAR
Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un nmero consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo y envio, con el propsito de oficializar su trmite y cumplir con los trminos de vencimiento que establece la Ley.
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RADICACION:
Comunicaciones oficiales
Comunicaciones Oficiales Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado Art. 2 Acuerdo 60 de 2001
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Correspondencia Son todas las comunicaciones de caracter privado que llegan a las entidades, a titulo peronal, citando o no el cargo del funcionario CARACTER PERSONAL
Repblica de Colombia
Gobernacin de Santander
REGISTRO UNICO DE COMUNICACIONES OFICIALES Cdigo: DS-RG-01.5.0.0-32-06 Fecha: 28/11/06 Versin: 1 Pag __ de __
Fecha de elaboracion:_______________________________________
TIPO DE CORRESPONDENCIA *1
ENTRADA
SALIDA
Cdigo de Dependencia
No. De Radicacin *2
REMITENTE I-E
*1 Determinar en los campos de entrada y salida si es comunicacin Interna o Externa segn corresponda: I: Interna *2 Utilizar 5 dgitos en comunicacin Externa y 4 dgitos en comunicacin Interna
E: Externo
QUE NO SE RADICA
DISTRIBUCIN DOCUMENTAL
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DISTRIBUCIN DOCUMENTAL
DEFINICIN: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario .
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ORGANIZACIN DOCUMENTAL
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ORGANIZACIN DOCUMENTAL
DEFINICIN:
Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos de una institucin, como parte integral de los procesos archivsticos .
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Clasificacin
Ordenacin
Descripcin
Unidad Administrativafunciones Aplicar T.R.D Conformar series subseries Identificacin de tipos documentales Control en el tratamiento y organizacin de documentosc DEPARTAMENTO DE SANTANDER
CLASIFICAR
Operacin archivistica que consiste en el establecimiento de categoras o grupos que reflejen la estructura jerrquica del fondo (Diccionario archivistico)
SERIE DOCUMENTAL
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneo, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas.
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DOCUMENTOS CLASIFICADOS
PROGRAMAS
PROYECTOS
INFORMES
ORDENAR
La ordenacin determina que documento va primero y cual va despus . Es el proceso que relaciona las unidades documentales de un expediente
El principio de orden original es una reflexin sobre la secuencia en la produccin documental. Es la relacin causa efecto entre los documentos (Manuales de procedimientos)
Julio 30 de 2006 Acta liquidacin Convocatoria veedores Junio 3 de 2006 Trminos de referencia Mayo 23 de 2006 Abril 15 de 2006 Informe oportunidad Marzo 1 de 2006 C.D.P
CONTRATO OPS
Foliacin
Consiste en dar un nmero consecutivo desde 1 a todos las hojas escritas que conformar la serie documental
Tcnica de foliacin
Documentacin organizada y depurada Numeracin consecutiva
Ubicacin del nmero en la esquina superior derecha, en el mismo sentido del texto del documento Numero legible sin enmendadura
Casos especiales
Sistemas de Ordenacin
NUMRICO
ALFABTICO
MIXTO
Sistemas de Ordenacin
Ejemplos del Sistema de ordenacin numrico ORDINAL - COMPARENDOS 00010 - COMPARENDOS 00011 - COMPARENDOS 00012 . CRONOLGICO - CONSEC. DE CORRESPONDENCIA ENVIADA. 2010, 09,24
Sistemas de Ordenacin
Ejemplos del Sistema de ordenacin alfabtico.
DESCRIPCION
N.T.C 4095 Contenido de la carpeta Inventario documental
I D
Clase
Proceden cia
Folio s
Fecha Archi vo
GOBERNACION DE SANTANDER
ENTIDAD REMITENTE ENTIDAD PRODUCTORA UNIDAD ADMINISTRATIVA OFICINA PRODUCTORA OBJETO N.T. = Nmero de Transferencia AO REGISTRO DE ENTRADA MES DIA N.T. HOJA No. DE
NMERO DE ORDEN
CDIG O
Nmero de Folios
Soporte
Frecuencia de consulta
Notas
Lugar_________________ Fecha__________
Lugar_____________ Fecha_________________
RECUPERACION DOCUMENTAL
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RECUPERACIN DOCUMENTAL
DEFINICIN:
Es la accin de obtener por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos. Se logra mediante la disponibilidad y actualizacin de stos, ya sean inventarios, guas, catlogos e ndices.
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RECUPERACIN DOCUMENTAL
DEFINICIN:
Es la accin de obtener por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos. Se logra mediante la disponibilidad y actualizacin de stos, ya sean inventarios, guas, catlogos e ndices.
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Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre proteccin del patrimonio cultural.
Ley 163 de 1959. Por la cual se dictan medidas sobre defensa y conservacin del patrimonio histrico, artstico y monumentos pblicos de la Nacin.
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Conservacin
Seleccin
PATRIMONIO DOCUMENTAL?