DIPLOMADO HERRAMIENTAS DE EXCELENCIA PARA EL DESARROLLO SECRETARIAL

Modulo III. Manejo y Presentacin de la Informacin. Tema 1: Sistemas de archivo y manejo de correspondencia.

OBJETIVO DEL TEMA:.

Al finalizar el tema, las participantes identificarn los diferentes mtodos y tcnicas para llevar a cabo el resguardo de los documentos que se generen en su rea de trabajo, tanto en papel como electrnicamente

 QUE ES ARCHIVONOMIA?

Segn el diccionario de la lengua espaola, la palabra archivonoma de acuerdo con su etimologa proviene de la raz latina archivum, disciplina que estudia los archivos en todos los aspectos. Algunas veces, el archivar queda delegado a un segundo trmino, o sencillamente, los documentos se acumulan en el escritorio durante semanas, esto ocasiona grandes problemas, ya que cuando el jefe solicita un expediente a la secretaria, ella no lo tiene al da y trata de localizar el o los documentos en la carpeta donde guarda temporalmente los documentos en espera de ser archivados, por lo que el objetivo secretarial no se cumplir.
http://www.youtube.com/watch?v=5SnpSGopgGI

1.1.1. LA ADMINISTRACIN DE LOS DOCUMENTOS

Planeacin Control

Organizacin

Ejecucin Integracin

1.1.2. CONCEPTOS, EQUIPO Y MOBILIARIO

El documento es el principal elemento para el archivo, ya que contiene la informacin que se requerir posteriormente. Puede originarse en la misma organizacin o llegar a travs de correspondencia.

Los expedientes son documentos relacionados con un mismo asunto y contenidos en un flder o carpeta membretada.

El archivero es el mueble en donde se guardan los expedientes en forma ordenada y segura, los hay de diversos materiales, formas y tamaos; para elegir el archivero adecuado se debe considerar el tamao del local y el volumen de expedientes que se maneja.

Los disquetes y discos compactos (CD) son discos donde se almacena informacin; en algunos casos puede grabarse varias veces.

Los flderes o carpetas son de cartulina, los hay de varios colores y en tamao carta y oficio; cuando contienen documentos y la pestaa est rotulada, recibe el nombre de expediente. Es importante considerar el grosor de ste al archivar los documentos, para ello es preferible elaborar legajos y evitar que los documentos se maltraten.

Los portacarpetas se fabrican en tamao carta y oficio, son de cartoncillo grueso o papel manila, algunas se sostienen de la gaveta por dos rieles metlicos y otras estn reforzadas con cartn resistente; las dos son tiles en manejo de archivos. Adems, llevan integrado el ndice o jinete, que se emplea para proteger los expedientes.

Las tarjetas guas son de material resistente; las hay en varios colores y tamaos: carta, oficio y algunas ms pequeas para directorios personales. Tienen un borde superior o pestaa para indicar lo que contiene el expediente o el sistema bajo el cual estn archivados, las guas siempre deben anteceder a los expedientes y pueden ser alfabticas o numricas.

Las etiquetas pueden ser de cartulina o de papel adhesivo, se rotulan a mquina para indicar lo que contienen las portacarpetas o los archiveros, y se protegen con ndices de acrlico, segn el caso. Al rotularse; las etiquetas toman el nombre de marbetes.

Los ndices son de acrlico transparente o de color, y se pueden colocar en varias posiciones, a travs de los rieles o de botones fijadores a las portacarpetas; son muy tiles para proteger etiquetas.

La caja archivadora es de cartn resistente con un refuerzo metlico; y tiene una pestaa acrlica para localizar los expedientes fcilmente; ya que puede contener de 30 a 35. La caja se mantiene verticalmente y est suspendida de un riel, el cual permite que la caja se deslice a lo largo del archivero.

La gaveta es de cartn, plstico o acrlico, similar a la gaveta de un archivero vertical, las hay en varios tamaos, segn su utilidad: archivo muerto o directorio personal.

El archivero vertical consta de tres o cuatro gavetas, cada una de ellas tiene un portamarbete con la etiqueta que indica cmo estn archivados los expedientes, y una cerradura para conservarlos con todas las medidas de seguridad necesarias. Es recomendable utilizar la ltima gaveta para expedientes que no se ocupen con frecuencia.

El archivero lateral es de tamao variable, ya que se adapta a las necesidades de la organizacin, ocupa poco espacio y puede contener portacarpetas o cajas archivadoras, o se puede utilizar como estante, adems de tener a la vista los expedientes.

La computadora se considera un sistema para crear, revisar, corregir, imprimir y almacenar los escritos de una organizacin.

1.2. CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO

1.3. MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA

Correspondencia es cualquier comunicacin escrita. sta puede ser clasificada de acuerdo con su fuente en: recibida, enviada o interna. Correspondencia recibida como su nombre lo indica es la recibida de organizaciones externas, como cartas, oficios, telegramas, solicitudes e informes. Correspondencia enviada es aquella que se remite a individuos o a organizaciones externas; se acostumbra retener para los archivos por lo menos una fotocopia del original. Correspondencia interna (interdepartamental), incluye aquella correspondencia entre departamentos de la misma organizacin, como: memoranda, informes, circulares, avisos.

1.3.2. RECEPCIN DE LA CORRESPONDENCIA

1.3.3. TRAYECTORIA DE UNA CARTA

1.4. CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS DE ARCHIVO

1.4.1. SISTEMA ALFABTICO

Conocer adecuadamente el alfabeto. Considerar que para el archivo no existen letras dobles (ch, ll, rr), stas siempre se tomarn como consonantes sencillas seguidas de otra. Conocer y aplicar las reglas de clasificacin.

Reglas de clasificacin 1. El nombre completo de una persona consta de nombre (s) y apellidos paterno y materno. Al archivar un documento relacionado con una persona, se toma en cuenta lo siguiente: Primero se anota el apellido paterno, luego el materno y por ltimo el nombre (s), antecedido de una coma.
Leticia Garrido Ruiz Luis lvarez Corts Carmen Martnez Daz Garrido Ruiz, Leticia lvarez Cortes, Luis Martnez Daz, Carmen

Si existen dos o ms personas con el mismo apellido paterno, se archivan en la letra que corresponde al paterno, pero se alfabetiza por el materno. Ejemplo: Jos Luis Carmona Gonzlez Jorge Carmona Valds Patricia Daz Gutirrez Elvira Daz Flores Carmona Gonzlez, Jos Luis Carmona Valds, Jorge Daz Flores, Elvira Daz Gutirrez, Patricia

Cuando dos o ms personas tienen los mismos apellidos (paterno y materno), se archiva en la letra que corresponde al apellido paterno, pero se alfabetiza de acuerdo con el nombre. Ejemplo: Victoria Rosas Torres Luis Rosales Prez Josefina Rosas Torres Alejandra Rosales Prez Rosales Prez, Alejandra Rosales Prez, Luis Rosas Torres, Josefina Rosas Torres, Victoria

Si las personas tienen un ttulo o grado (acadmico, eclesistico, militar) se escribe la abreviatura de ste despus del nombre y entre parntesis. Ejemplo: Dra. Martha Rivas Gaytn Profa. Luca Barrera Torres Lic. Mario Robledo Martnez Gral. Ernesto Chvez Surez Barrera Torres, Luca (Profa.) Chvez Surez, Ernesto (Gral.) Rivas Gaytn, Martha (Dra.) Robledo Martnez, Mario (Lic.)

Apellido del esposo, nombre de la persona, apellido paterno y la preposicin de entre parntesis o la abreviatura Vda. de, sin olvidar que si tiene un ttulo siempre ir despus del nombre y a ste le antecede una coma. Ejemplo: Teresa Villafuerte de Medina Maria Salazar de Miranda C.P. Luisa Almaguer de Nava Ing. Ana Garca Vda. de Mora Medina, Teresa Villafuerte (de) Miranda, Maria Salazar (de) Mora, Ana (Ing.) Garca Vda. de Nava, Luisa (C.P.) Almaguer (de)

Los apellidos con preposiciones, artculos o prefijos (de, del, de la, de los, entre otros) se archivan despus del nombre. Cuando forman parte del primer apellido, se escriben despus del nombre. Ejemplo: Virginia de los Cobos Ros Luis de los Ros Ruiz Arq. ngela de los Ros Ruiz Dra. Laura de la Cuadra de Rubio Cobos Ros, Virginia de los Ros Ruiz, ngela de los (Arq.) Ros Ruiz, Luis de los Rubio, Laura de la (Dra.) Cuadra (de)

Si los artculos se encuentran en el segundo apellido, no se separan de ste. Ejemplo: Fernando Camarena de la Madrid Luz Baeza de los Monteros Lic. Laura Baeza de los Monteros Ana Carrin de del Ro Baeza de los Monteros, Laura (Lic.) Baeza de los Monteros, Luz Camarena de la Madrid, Fernando del Ro, Ana Carrin (de)

Los nombres de empresas o instituciones que no contengan apellidos dentro de su denominacin, se archivan como aparecen escritos; si tienen una preposicin, no se toma en cuenta para alfabetizar y conservar su lugar, pero si tienen un artculo al principio, ste se deber escribir despus del nombre y entre parntesis. Ejemplo: Compaa Mexicana, S.A. Institucin Bancaria, S.A. El prncipe, S.A. Lipesa de Mxico, S.A. Compaa Mexicana, S.A. Institucin Bancaria, S.A. Lipesa de Mxico, S.A. Prncipe, S.A. (El)

Los nombres de las empresas que contengan apellidos dentro de su denominacin, se alfabetizan a partir del apellido, luego la o las palabras que le sigan a ste y por ltimo lo que antecede al apellido. Ejemplo: Compaa Hermanos Solrzano, S.A. Empresas Velsquez y Hermanos, S.A. Compaa Salinas, S.A. Empresas Unidas Vzquez, S.A. Salinas, S.A. Compaa Solrzano, S.A. Compaa Hermanos Vzquez, S.A. Empresas Unidas Velsquez y Hermanos, S.A. Empresas

Cuando las compaas tienen sucursales se alfabetizan de acuerdo con el nombre de sta, ya sea un nmero, nombre, pas, estado o ciudad. Ejemplo: Banco Mexicano, sucursal 06 Agencia Crucero, S.A., sucursal Sinaloa Industria Maderera, S.A., sucursal Polanco Agencia Crucero, S.A., sucursal Guerrero Banco Mexicano, sucursal 02 Industria Maderera, S.A. sucursal Centro Agencia Crucero, S.A., sucursal Guerrero Agencia Crucero, S.A., sucursal Sinaloa Banco Mexicano, sucursal 02 Banco Mexicano, sucursal 06 Industria Maderera, S.A., sucursal Centro Industria Maderera, S.A., sucursal Polanco

1.4.2. SISTEMA GEOGRFICO

Reglas para archivar 1. Si al archivar los documentos, la divisin geogrfica se realiza a partir del pas y con auxilio de la sucesin alfanumrica, la disposicin de las guas es: a. Gua alfabtica. b. Gua del pas con maysculas compactas. c. Subgua del estado con maysculas compactas. d. Expediente. El cual incluye el nombre de la ciudad, la abreviatura del estado, antecedida de una coma, y la denominacin de la persona u organizacin.
Calgary, AB Compaa Constructora, S.A. ALBERTA

CANADA C

Las cdulas de catalogacin o referencias mecanogrficas son un auxiliar importante para que la secretaria localice los expedientes. Cuando un expediente est archivado de acuerdo con el lugar geogrfico y slo se conoce el nombre de la persona o de la organizacin, ste se puede localizar con ayuda de la cdula de catalogacin. Ejemplo: Pas Canad Estado o Provincia Alberta Ciudad Calgary Cliente Compaa Constructora, S.A.

COMPAA CONSTRUCTORA, S.A. Calgary, Alberta - Canad

Cuando se archiva de acuerdo con el nombre del estado y con ayuda del orden alfabtico, la sucesin de las guas es la siguiente: a. Gua alfabtica. b. Gua para el estado con maysculas compactas. c. Expediente. Se rotula con el nombre de la ciudad, la abreviatura del estado, antecedida de una coma, y por ltimo el nombre de la persona o empresa.

Ejemplo: Estado Baja California Ciudad Calgary Cliente Compaa Constructora, S.A.

Ensenada, B. C. Solrzano Chvez, Mara SOLRZANO CHVEZ, MARA Ensenada, Baja California BAJA CALIFORNIA

Cuando se archiva de acuerdo con el nombre del estado y con ayuda del orden alfabtico, la sucesin de las guas es la siguiente: a. Gua alfabtica. b. Gua para el estado con maysculas compactas. c. Expediente. Se rotula con el nombre de la ciudad, la abreviatura del estado, antecedida de una coma, y por ltimo el nombre de la persona o empresa.

Ejemplo: Estado Baja California Ciudad Calgary Cliente Compaa Constructora, S.A.

Ensenada, B. C. Solrzano Chvez, Mara SOLRZANO CHVEZ, MARA Ensenada, Baja California BAJA CALIFORNIA

Si los documentos se archivan de acuerdo con la importancia de una empresa en una zona geogrfica, ya sea por ventas, poblacin, u otras causas, la disposicin de las guas es la siguiente: a. Gua principal para el estado con maysculas compacta. b. Expediente. Con el nombre del estado y el nombre de la persona u organizacin. Ejemplo: La empresa Ocheleri, S.A. tiene distribuidas las zonas geogrficas de acuerdo con las ventas de cada sucursal. Zona norte, primer lugar en ventas Sonora y Nuevo Len. Zona centro, segundo lugar en ventas Distrito Federal y Morelos. Zona sur, tercer lugar en ventas Tabasco. Estado Sonora Nuevo Len Distrito Federal Morelos Tabasco Ciudad Hermosillo Monterrey Mxico Cuernavaca Villahermosa Cliente Ocheleri, S.A. sucursal Sonora Ocheleri, S.A. sucursal Nuevo Len Ocheleri. S.A. Ocheleri, S.A. sucursal Morelos Ocheleri, S.A. sucursal Tabasco

1.4.3. SISTEMA CRONOLGICO

La compaa Seguros Latina, S. A., archiva las plizas de sus clientes de acuerdo con el sistema cronolgico, ya que toma en cuenta la fecha de vencimiento para notificarla a sus clientes con anticipacin.
CLIENTE Industrias Lser, S.A. Ing. Fernando Iniesta Luna Empresas Vecla, S.A. Compaa Coprensa, S.A. Lic. Benjamn Romero Jurez FECHA DE VENCIMIENTO DE LA PLIZA 03 de enero de 2008 24 de febrero de 2008 18 de marzo de 2008 15 de mayo de 2008 30 de junio de 2008

1.4.4. SISTEMA POR ASUNTOS O TEMTICO

Para archivar los documentos en forma lgica, se debe considerar la secuencia alfabtica o la sucesin numrica. Por lo tanto, hay dos mtodos para archivar: a. Alfabtico temtico. No representa dificultad para archivar y se emplean las respectivas guas alfabticas. b. Numrico temtico. Este mtodo es prctico porque se auxilia de guas numricas consecutivas. Algunas veces, un expediente se solicita por el asunto y no por su nmero, por lo tanto es necesario elaborar las respectivas cdulas de catalogacin numrica.

Ejemplo: La compaa Luva S.A., utiliza el sistema temtico para archivar sus expedientes de acuerdo con el departamento al que van dirigidos. Departamento de ventas: trmites, clientes, reclamaciones y almacn. Departamento de crdito y cobranzas: proveedores y reclamaciones. Recursos humanos: nombramientos, capacitacin, solicitudes y altas. Departamento de compras: proveedores y reclamaciones.

1.4.5. SISTEMA NUMRICO

La

denominacin de este sistema es porque se destina, en orden progresivo, un nmero para cada expediente. Este nmero puede ser asignado por la secretaria o estar marcado en el documento, como el nmero de folio de una factura pedido, cotizacin, pliza, etctera. Al archivar, se utilizan guas para separar los expedientes.

1.4.6. RECOMENDACIONES GENERALES

Control de expedientes Para llevar un control exacto de los expedientes es necesario conocer algunos elementos que nos ayudarn a localizarlos con mayor rapidez y tambin a decidir su destruccin al trmino de uso legal. Para controlar adecuadamente el archivo, es necesario conocer diversas formas para archivar, mismas que ayudarn a la secretaria a elegir bajo qu designacin se archivarn los documentos, controlar la entrada y salida de expedientes y determinar cuando un documento ha llegado a su trmino legal.

Legajos Es conveniente que los expedientes tengan un determinado grosor, cuando alguno de ellos contenga demasiados documentos es necesario elaborar un legajo, para evitar que se maltraten. El legajo es una de las partes en que se divide un expediente, un ejemplo de ellos son los tomos de una enciclopedia.

Referencia cruzada Si al codificar la correspondencia, un documento se puede archivar en ms de una designacin, se elabora una referencia cruzada, se elige el tema de mayor jerarqua para archivarlo y se hace una referencia para el otro asunto, as el documento se localizar en cualquiera de las dos designaciones.

Ejemplo: La empresa Lade, S.A., solicit a Especialidades Serigrficas un catlogo publicitario y una solicitud de apertura de crdito y se elaborar una referencia cruzada para publicidad. La carta llega con fecha del da 17 de febrero del ao en curso. (El sistema que se utiliza en la empresa es por asuntos.)

Nombre: Asunto: Fecha: Vase en:

REFERENCIA CRUZADA Empresa Lade S.A. Elas Moussan Vlez Publicidad 17 de febrero de 2009. Solicitud de crdito

EMPRESAS LADE, S.A. Tokio 35 Col. Portales Deleg. Benito Jurez 03300 Mxico, D.F. Tel. 521-35-85
17

de febrero de 2009.

C.P. ALFONSO LAR ZERES Especialidades Serigrficas Amigar Vidal 5 Col. Constitucin de 1917 09260, Mxico, D.F. Estimado contador: Me complace dirigirme a usted para solicitarle el ltimo catlogo publicitario de serigrafa, a fin de conocer qu posibilidades existen de que sus productos se adapten a las necesidades de nuestra empresa. Asimismo, le solicito informacin acerca de los planes de crdito que ofrecen. Espero su respuesta a la brevedad posible o la visita de alguno de sus representantes. Cordialmente Sr. Elas Moussan Vlez Gerente General

TARJETA DE FUERA
Ejemplo: Salida Nombre expediente Solicitud de empleo Nombre solicitante Fecha de salida Fecha devolucin 09/02/03 Firma

Daz Ros, Luis (Ing.) 09/01/22

Tarjeta cedular Fecha de entrega: Nombre del expediente: Nombre del solicitante: 09/02/03 Solicitud de empleo Daz Ros, Luis (Ing.)

DESTRUCCIN DE DOCUMENTOS
La

secretaria debe conocer cundo concluye la importancia de un documento y transferirlo al archivo muerto o inactivo, para este tipo de archivo, se usan gavetas de cartn. Generalmente, estas cajas se colocan en estantes, cada caja debe contener sus respectivas guas y, por fuera, las etiquetas que indican lo que contiene, por si es necesaria su localizacin posterior. La transferencia es importante ya que proporciona espacio para expedientes nuevos.

CONSEJOS PRCTICOS PARA EL ARCHIVO

Los consejos ms prcticos para el archivo son: No deje para otro da lo que deba archivar, sino que procure hacerlo diariamente a una hora determinada. Use carpetas de colores detrs de las guas. Archive siempre detrs de las guas. Rotule las carpetas para indicar el asunto que contiene; si est escrito a mquina, protjalo con cinta o mica. No utilice nunca sujetadores (clips). Evite la acumulacin de expedientes en una gaveta, pues los documentos se maltratan. Archive en la ltima gaveta los expedientes que no se consulten con regularidad. Deje espacio especial para los expedientes confidenciales; de preferencia colquelos en una gaveta cerrada con llave. No abra ms de una gaveta al mismo tiempo y evite accidentes.

CDULAS DE CATALOGACIN
VEGA CASTRO, REBECA (Ttulo) Mrida, Yucatn (Subttulo) 04-03-05 (Fecha) Currculum vitae (Asunto)

Alma G. (Identificacin mecanogrfica)