DESARROLLO ORGANIZACIONAL PARA SECRETARIAS

Contenido programtico
I.- La organizacin La empresa como sistema Pensamiento sistmico y mapa de procesos Misin y visin organizacional Visin personal Visin compartida en la organizacin Qu logra la visin compartida en la organizacin?

II. Proceso secretarial El papel de la secretaria Dar trabajo a otras personas Cmo llevarse bien con su jefe Organizacin y planificacin del trabajo secretarial Planificacin del trabajo Recomendaciones

III. Anlisis de trabajo Descripcin y anlisis de cargo Diferencias entre descripcin y anlisis de cargo Diseo organizacional IV. Relaciones humanas La personalidad La confianza segn el carcter y la personalidad Carcter Temperamento La comunicacin Formas bsicas de comunicacin La modulacin de la voz Ventajas y limitaciones de las formas de comunicacin Caractersticas de la forma oral y visual Barreras en la comunicacin Comunicacin asertiva con el pblico

Objetivo general
Desarrollar los mtodos y procedimientos de la labor para as obtener un mayor rendimiento, rapidez y puntualidad en el servicio prestado.

ORGANIZACIONES
Son unidades sociales (o agrupaciones humanas) constituidas intencionalmente y reconstruidas para alcanzar objetivos especficos.

ORGANIZACIONES FORMALES
Son aquellas que tienen normas y reglamentos escritos y estructuras de puestos y jerarquas que rigen las relaciones entre los individuos u rganos componentes.

CLASIFICACIN DE LAS ORGANIZACIONES

Organizaciones con nimo de lucro Organizaciones sin nimo de lucro

LAS EMPRESAS

UN SISTEMA ES:
- Un conjunto de elementos que son partes u rganos componentes del sistema, esto es los SUBSISTEMAS. - Los elementos que se interrelacionan de manera dinmica y forman una red de comunicacin y relaciones, en funcin de la dependencia recproca entre ellos.

SISTEMAS ABIERTOS
Se aplica a todos los tipos de seres vivos.
Los seres vivos son sistemas abiertos que tienen entradas y salidas en relacin con el medio ambiente.

La UCV es un sistema cultural abierto. Est en interrelacin con todo el sistema de educacin superior.

ESTRUCTURA SISTMICA INTERACTIVA DEL VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO

SISTEMA SOCIOTCNICO CULTURAL ABIERTO

SUBSISTEMA DE GESTIN SUBSISTEMA SOCIOTCNICO CULTURAL

SUBSISTEMA DE APOYO

PARMETROS PARA QUE EXISTA UN SISTEMA

ENTRADAS

OPERACIN O PROCEDIMIENTO

SALIDAS

RETROALIMENTACIN

MISIN
Se refiere a la filosofa bsica de la organizacin. Es la razn esencial de ser y existir de la organizacin y de su papel en la sociedad. Experimenta cambios a lo largo de la existencia de la organizacin. Incluye los objetivos esenciales del negocio.

MISIN DE LA UCV
Crear, asimilar y difundir el saber mediante la investigacin y la enseanza en interaccin con los avances del conocimiento universal para coadyuvar para el desarrollo y progreso del pas; formar integralmente los equipos profesionales y tcnicos con alto nivel de calidad, tica y compromiso con la sociedad y el ambiente, optimizando la eficiencia y la calidad de los procesos acadmicos y administrativos, emprendiendo las transformaciones institucionales que lo garanticen.

VISIN
Es la imagen que la organizacin define respecto a su futuro, es decir, de lo que se pretende ser
Indica cules son los objetivos que deben alcanzarse en un perodo de tiempo determinado para orientar a sus miembros en cuanto a futuro que la organizacin pretende transformar

VISIN DE LA UCV
Ser el centro de referencia nacional e internacional en la formacin de talento humano necesario y en la generacin, gestin y difusin de conocimiento cientfico, humanstico y tecnolgico para, de esta manera, contribuir al desarrollo integral y sustentable de la nacin.

VISIN PERSONAL
Son imgenes que la gente lleva en la cabeza y en el corazn. Nace en uno, por dentro. Es un destino especfico, la imagen del futuro deseado. Existe diferencia entre la visin personal y el propsito (direccin) La visin es concreta y el propsito es abstracto. La visin personal es algo que deseamos por su valor intrnseco no por su posicin en relacin con otras cosas.

VISIN COMPARTIDA EN LA ORGANIZACIN

Son imgenes que lleva la gente de una organizacin. Logra despertar el compromiso de mucha gente, porque ella refleja la visin personal de esa misma gente. Crean una sensacin de vnculo comn entre la organizacin y sus miembros. Derivan su fuerza de un inters comn.

MISIN COMPARTIDA A TRAVS DE ACUERDOS GANAR-GANAR

INDIVIDUOS ORGANIZACIONES

* MISIN * VISIN * VALORES * NECESIDADES * RESULTADOS

ACUERDOS GANAR-GANAR

*MISIN *VISIN *VALORES *NECESIDADES *RESULTADOS

*MISIN

*MISIN

*VISIN *VALORES *NECESIDADES *RESULTADOS

*VISIN *VALORES *NECESIDADES *RESULTADOS

VALORES DE LA UCV
Autonoma Democracia Calidad y excelencia acadmica

Pluralidad
Tolerancia

Pertinencia
Eficiencia y eficacia Competitividad

Equidad

PROCESO SECRETARIAL
El papel de la secretaria es: Atender a su jefe/jefa en todo lo posible, ayudndole en su trabajo. Debe tener la capacidad de llevarse bien con todo el personal de toda la organizacin, as como con el pblico en general.

Dar trabajo a otras personas

1. Dar instrucciones claras. 2. Nunca olvide elogiar un trabajo bien hecho. 3. No se aproveche de su posicin para asignar a otras personas tareas que a usted le desagradan. 4. Si un trabajo ha salido malo por un error en sus instrucciones, disclpese. 5. Sea fiel a aquellas personas que trabajan para usted.

Cmo llevarse bien con su jefe

El secreto para llevarse bien con el jefe es la adaptabilidad.

ORGANIZACIN Y PLANIFICACIN DEL TRABAJO SECRETARIAL

Generalmente, los trabajos de oficina se dividen en actividades mensuales, semanales y diarias; junto con otras que se realizan a intervalos regulares.
Llevar agenda. Organizar la jornada laboral adaptndose a la de su jefe.

ANLISIS DE TRABAJO
El cargo representa una unidad de la organizacin que abarca un conjunto de deberes y responsabilidades que los separa y diferencia de los dems cargos de la organizacin El ocupante es la persona designada para desempear un cargo Las tareas constituyen las actividades que debe cumplir el ocupante del cargo

Relacin entre
DESCRIPCIN DE CARGOS

Permite determinar: Qu tan lejos o cerca se encuentra el cargo de la Qu competencia se requiere para enfrentar la Cmo contribuye el cargo a la

MISIN DE LA EMPRESA

La descripcin de cargos debe incluir: 1.Cules son las funciones del ocupante 2. Cundo hace el ocupante estas funciones
3. Por qu el ocupante hace dichas funciones (objetivo)

4. Cmo hace el ocupante sus funciones

El anlisis de cargos debe incluir: 1. Requisitos intelectuales

2. Requisitos fsicos

3. Responsabilidades implcitas
4. Condiciones de trabajo

RELACIONES HUMANAS
Personalidad
Es el conjunto dinmico de caractersticas emocionales, de pensamiento y de conducta que son nicas a cada persona.

Es la suma total de las formas en que un individuo reacciona y se relaciona con los dems.
Son los mensurables que exhibe una persona.

Carcter

Es un aspecto particular de la personalidad y permite una valoracin positiva o negativa en relacin con las normas aceptadas por una sociedad. Es producto del aprendizaje. Conjunto de maneras reaccionar un individuo. habituales de

Temperamento

La palabra temperamento debe utilizarse cuando queremos referirnos a ciertas disposiciones satinadas de una cualidad emocional constante que constituye el patrn particular de nimo del individuo. La susceptibilidad de un individuo parcial o totalmente innatas a situaciones emotivas y de carcter tpico de su respuesta emotiva.

Comunicacin

Proceso que tiene por finalidad transmitir, compartir o intercambiar con otras personas cualquier tipo de informacin

Proceso de la comunicacin
EMISOR RECEPTOR VEHCULO (MEDIOS DE COMUNICACIN)

MENSAJE

ELEMENTOS BSICOS

Comunicante Mensaje Vehculo Receptor

Quin comunica? Qu comunica? Medios de comunicacin A quin comunica?

COMUNICACIN ASERTIVA
Cuide su vocabulario Cuide su imagen personal Sea amable Responda con prontitud y gracia Utilice la paciencia, haga preguntas y preste atencin Recuerde que hay mas de una manera de hacer las cosas, sea creativo en su trabajo