Kỹ năng tổ chức

công việc

1
Lời giới thiệu

2
I/ KHÁI NIỆM

Nếu phải làm một chiếc xe máy, bạn có

hình dung việc bạn phải làm như thế nào?
• Hoạch định là xác định chiếc máy có hình dáng
như thế nào, ưu điểm, cách vận hành…

• Tổ chức là quá trình mua NVL, lắp ráp, sắp xếp

máy móc.

• Lãnh đạo là việc hướng dẫn tập xe, cách thao

tác xe, vận hành xe..

• Kiểm tra là đảm bảo việc bảo trì, hỏng hóc của
xe. 3
1. Khái niệm

• Theo nghĩa rộng: tổ chức là quá trình xác định

những công việc cần phải làm và phân công
cho các đơn vị cá nhân đảm nhận các công
việc đó, tạo ra mối quan hệ ngang dọc trong
nội bộ DN.

• Theo nghĩa hẹp: tổ chức là việc sắp xếp các

công việc được giao.

• Trong tài liệu này, tổ chức được hiểu là kết hợp

cả hai định nghĩa trên, trong đó nhấn mạnh tổ
chức công việc cá nhân.
4
2. Mục đích

Khi nghiên cứu tài liệu này, sẽ giúp bạn:

 Tổ chức công việc được giao.

 Tổ chức mạng lưới công việc.
 Sắp xếp hồ sơ.
 Sắp xếp vị trí làm việc.
 Xác định thứ tự ưu tiên công việc.
 Sắp xếp kế hoạch công việc ngắn hạn…

5
II/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC BỘ PHẬN

1. Xác định chức năng, nhiệm vụ

3. Định biên nhân sự

5. Xác định bản mô tả công việc

7. Sắp xếp công việc cho NV.

6
1. Xác định chức năng nhiệm vụ
1.1 Xác định chức năng:
• Nhiều công ty nhầm lẫn giữa khái nhiệm chức
năng và nhiệm vụ.

• Chức năng có thể được hiểu là những nhiệm vụ

lớn nhất của một bộ phận.

• Chức năng có thể hiệu là những sản phẩm/dịch

vụ mà bộ phận của bạn cung cấp. Khi hiểu
theo khái niệm khách hàng nội bộ, bộ phận
của bạn sẽ phải cung cấp các sản phẩm…cho
bộ phận tiếp theo. Sản phẩm..đó là gì? Đó
chính là chức năng của bạn.

7
1.2 Xác định quy trình
• Từ những chức năng đó, bạn đặt câu hỏi: làm
thế nào để thực hiện được nó.

• Ví dụ: bạn có chức năng phải tuyển nhân sự

cho công ty, vậy làm thế nào để tuyển dụng:
bạn có câu trả lời là quy trình tuyển dụng là
gì?

• Mỗi bước trong quy trình đó, bạn hãy đặt câu
hỏi theo phương pháp 5W1H.

8
1.2 Xác định quy trình
PHƯƠNG PHÁP 5W1H

• Who: Ai làm việc đó.

• Where: Làm việc đó ở đâu.

• When: Làm việc đó khi nào?

• How: Làm bằng cách nào?

• Ghi chú: bạn không cần trả lời: what (là cái gì)
và why: tại sao?

9
1.2 Xác định quy trình

LÀM GÌ VỚI HOW?

• Bạn cần chú ý kỹ hơn với HOW, có thể mở rộng
ý nghĩa của nó là:

- Bằng cách nào? Với câu hỏi này bạn xây dựng
các hướng dẫn công việc hay hướng dẫn vận
hành cho máy móc..

- Đo lường như thế nào? Bạn hãy xây dựng tiêu

chuẩn cho từng công việc trong quy trình.

10
2. Định biên công việc.
• Bây giờ bạn hãy lập một list các công việc mà
bộ phận bạn phải thực hiện.

• Hãy nhớ là liệt kê cả các công việc của quản

lý, như hoạch định – tổ chức – lãnh đạo – kiểm
tra.

• Hãy ước lượng thời gian thực hiện cho từng

công việc đó trong một năm

• Tổng cộng thời gian và chia cho số ngày làm

việc trong năm. Bạn sẽ biết mình cần bao
nhiêu người.
11
2. Định biên công việc (tt)
• Hãy nhóm các công việc có cùng tính chất vào
một chức danh công việc.

• Đảm bảo rằng tổng số thời gian phù hợp với

tổng số thời gian của mỗi chức danh.

• Lưu ý cộng thêm 10% thời gian cho mỗi chức

danh. Điều này giúp bạn tạo sức ép cho nhân
viên và điều chỉnh số lượng công việc co giãn
sau này.

12
3. Lập các bản mô tả công việc:
• Bây giờ thì bạn hãy lập bản mô tả công việc
cho từng chức danh.

• Bản mô tả công việc gồm các nội dung: thông

tin về công việc (mã số, chức danh, bộ phận,
người quản lý trực tiếp), mục tiêu – yêu cầu
công việc, nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan
hệ, tiêu chuẩn công việc, điều kiện làm việc.

• Lên sơ đồ tổ chức bộ phận.

13
4. Sắp xếp công việc cho NV
• Công việc của nhân viên gồm các công việc
thường xuyên và công việc không thường
xuyên.

• Công việc thường xuyên là các công việc lặp

lại, đã được ghi nhận trong bản mô tả công
việc. Công việc thường xuyên phải có tính lặp
lại.

• Công việc không thường xuyên do bạn giao

cho nhân viên thực hiện.

14
4. Sắp xếp công việc cho NV (tt)

Đối với công việc thường xuyên:

• Hãy đảm bảo là trong quy trình của bạn đã có
đầy đủ các tài liệu hướng dẫn cho nhân viên
thực hiện, bao gồm:
- Cách thức thực hiện (how).
- Nguồn lực để thực hiện (5M).
- Tần suất thực hiện.

• Tốt hơn hết, hãy yêu cầu NV vẫn ghi nội dung
công việc thường xuyên vào kế hoạch làm việc
tuần của họ.

15
4. Sắp xếp công việc cho NV (tt)

Công việc không thường xuyên

• Hãy thể hiện nội dung giao việc cho nhân viên
bằng sổ giao việc.
• Giái thích cho nhân viên về lý do thực hiện
công việc (why).
• Giải thích các yêu cầu, mục tiêu, thời hạn
(when) của công ty.
• Giải thích phương pháp thực hiện (how).

16
4. Sắp xếp công việc cho NV (tt)

Khi phát sinh công việc thường xuyên, bạn

hãy lưu ý

• Xác định công việc đó có lặp lại trong tương lai

hay không?

• Trường hợp nó lặp lại, hãy thiết lập một số tài

liệu để hướng dẫn cho NV khi nó xuất hiện
trong tương lai.

• Như vậy, bạn đã chuyển công việc không

thường xuyên thành công việc thường xuyên. 17
 Tài liệu thao khảo

• Kỹ năng quản lý theo quá trình.

• Kỹ năng giao việc – uỷ quyền

18
III/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC CÁ NHÂN

1. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

3. Sắp xếp hồ sơ

5. Sắp xếp nơi làm việc

7. Quản lý thông tin

9. Lập kế hoạch công việc

19
1.Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

1.1 Phân loại công việc

•Theo mức độ quan trọng: "Việc lớn" là những
việc quan trọng (liên quan tới một số tiền lớn
hoặc sự an nguy của doanh nghiệp); còn "việc
nhỏ" thì ngược lại.

•Theo mức độ khẩn cấp: việc khẩn cấp và việc

không khẩn cấp.

•Theo tân suất: Việc thường xuyên và việc

không thường xuyên (sự vụ).

20
1.1 Phân loại công việc (tt)
⑥ Với công việc có tính chất thường xuyên. Là
các công việc lặp lại theo một chu kỳ nhất
định. Bạn cần lưu ý lại:
- Tần suất thực hiện?
- Người thực hiện?
- Đưa vào quy trình hay bản mô tả công việc?
⑥ Đột xuất hoặc không ổn định. Cần phải xem
xét xem có thể chuyển về công việc thường
xuyên hay không? Người làm việc không hiệu
quả khi khối lượng công việc sự vụ chiếm trên
50 %.

21
1.2. Xác định thứ tự ưu tiên
• Quan trọng và khẩn cấp. Đối với công việc
này, bạn phải thực hiện ngay.

• Ví dụ: Nếu không thanh toán cho khách hàng

ngay trong tuần này sẽ bị cắt hợp đồng mua
vật liệu cho công trình sắp thi công. Nếu không
quyết định giá nhanh trong sáng nay sẽ bị đối
thủ cướp mất hợp đồng...

22
1.2. Xác định thứ tự ưu tiên (tt)
 Quan trọng nhưng không khẩn cấp. Ví dụ:
Giữ gìn sức khỏe, không hút thuốc nhiều hoặc
thức quá khuya, giữ quan hệ tốt đẹp và bền
chắc với khách hàng và nhà cung cấp, kiện
toàn lại bộ máy doanh nghiệp...

• Khẩn cấp nhưng không quan trọng. Ví dụ:

Một khách hàng tiềm năng vừa mới quen yêu
cầu trả lời ngay lập tức một vấn đề cần thời
gian chuẩn bị lâu dài hoặc bưu điện yêu cầu
đóng cước điện thoại di động ngay nếu không
mai sẽ cắt chiều gọi đi.

23
1.2. Xác định thứ tự ưu tiên (tt)
• Các công việc này có thứ tự ưu tiên thứ hai sau
công việc quan trọng và khẩn cấp.

• Đối với hai loại công việc này, bạn có thể thực
hiện song song.

• Việc thực hiện công việc nào trước còn tùy

thuộc vào:
- Thời hạn giải quyết vấn đề.
- Hãy tách công việc chính thành nhiều công
việc khác nhau, trên cơ sở đó, bạn có thể xác
định lịch cho từng công việc.
24
1.2. Xác định thứ tự ưu tiên (tt)

• Không khẩn cấp và không quan trọng.

 Chuẩn bị công việc cho cuối tuần sau họp
phòng.
 Đi uống bia với bạn bè
 Mua một bộ veste mới
 Đổi điện thoại di động...

• Đánh tiếc là nhiều nhà quản lý lại mất quá

nhìều thời gian vào những công việc không
quan trọng.

25
1.3 Lưu đồ thời gian
Khẩn cấp

Không quan trọng

Quan trọng
C B

Không khẩn cấp

26
1.3 Lưu đồ thời gian (tt)
• Trên sơ đồ gồm hai trục, trục hoành là mức độ
quan trọng của công việc, trục tung là mức độ
khẩn cấp.

• Trong ba công việc, dễ nhận thấy công việc A

phải làm đầu tiên và công việc C làm cuối
cùng.

27
2. Sắp xếp hồ sơ:

BẠN ĐÃ GẶP TÌNH HUỐNG NÀY CHƯA?

• Bạn đã bao giờ mất hàng giờ đồng hồ để tìm kiếm lại hồ
sơ của mình?

• Sếp muốn nhận được hồ sơ XYZ ngay, bạn có thể tự tin

là bất kỳ hồ sơ nào ông ấy muốn, bạn có thể cung cấp
trong vòng 5 phút?

• Một nhân viên có người nhà bị tai nạn xe, anh ta không
đi làm được, cả phòng bạn nháo nhào tìm hồ sơ của NV
ấy theo yêu cầu của khách hàng?

28
2. Sắp xếp hồ sơ (tt):
• Một NV nghỉ việc, anh ta chẳng làm đơn gì cả,
bây giờ bạn không biết hồ sơ của anh ta thế
nào…

Bạn đã bao giờ rơi vào những tình huống ấy

chưa?

• Nếu có, có lẽ bạn đã chưa tổ chức được một hệ

thống quản lý hồ sơ hiệu quả.

29
2.1 Quản lý hồ sơ giấy
• Bạn nên lập một danh mục tất cả các loại hồ
sơ giấy và máy tính của mỗi nhân viên (tham
khảo trang bên).

• Danh mục hồ sơ của mỗi NV và danh mục hồ

sơ của bạn chính là hồ sơ toàn bộ phận của
bạn đấy.

• Khi NV lập xong cũa họ, hãy kiểm tra lại danh
mục hồ sơ của họ, và ký tên duyệt danh mục
này.

• Hãy tổ chức 1 tháng hoặc 1 tháng 2 lần, bạn

30
yêu cầu NV cập nhật hồ sơ vào danh mục.
 Danh mục hồ sơ
S Tên HS N N Vị trí Dạng hồ sơ Cách Ngày Ngày
tt gườ gườ đề HS Vă Trong CD thức, phát cất
i i n ổ cứng -rom phân sinh HS
quả đượ bả máy vi /đĩa loại HS
n lý c n tính mềm sắp xếp
đọc
HS

31
2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD…
• Cách quản lý hồ sơ thông thường là lập theo
các cấp folder khác nhau.

• Nên có mục input để quản lý các thông tin đầu

vào. Đây là phần chức đựng các thông tin
nhưng chưa xử lý.

• Phần thùng rác (không phải là mục Recycle

của máy tính) để lưu các thông tin cần xoá, chỉ
xoá các thông tin này sau 3 tháng.

32
2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD…
• Hãy đưa ra một quy định hướng dẫn cho tất cả
NV làm giống nhau:
- Input
- Output.
- Quy định backup dữ liệu.
- Quy định sao lưu dữ liệu định kỳ.
- Quy định quét virus định kỳ.
- Quy định thời gian kiểm tra và quét dữ liệu,
sao lưu lại dữ liệu định kỳ.

33
2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD…

MỘT SỐ LỖI TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ MÁY

• Không đặt chế độ autosave trong 1 phút

(Mic.Office).

• Lưu hồ sơ trong ổ C (nên lưu ở ổ D, vì ổ C có

thể bị mất do vô tình fomat (cài lại máy)).

• Lưu hồ sơ lung tung, không biết tìm hồ sơ ở

đâu.

34
2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD…

MỘT SỐ PHẦN MỀM PHỤC HỒI HỒ SƠ

• Dùng phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu trên

ổ cứng.

• Dùng phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu bị hư

trên đĩa CD.

• Dùng phần mềm chuyên tìm lại mật khẩu bị

mất.

Ban tìm mua trên các cửa hàng CD 35

3. Sắp xếp nơi làm việc

Bạn nên lưu ý sắp xếp các vật dụng sau

đây để việc sử dụng là thuận tiện nhất cho
người sử dụng:
• Fax
• Điện thoại bàn
• Máy in
• Photo
• ..

36
4. Quản lý thông tin

4.1 Phân loại thông tin:

• Giữa quản lý và nhân viên (giao việc, kiểm tra,
hệ thống báo cáo nội bộ…)

• Giữa các nhân viên nội bộ.

• Input (thông tin đầu vào)

• Output (thông tin ra).

37
4.2 Bằng chứng thông tin

Bạn hãy thiết lập hệ thống các bằng chứng

về việc chuyển thông tin trong tổ chức.

• Sổ giao việc
• Sổ giao nhận thông tin
• Sổ công văn đến – đi.
• Sổ giao nhận sản phẩm
• Sổ giải quyêt công việc

38
4.3 Lưu đồ thông tin
Loại thông Người giao Người nhận Thời hạn
tin
Báo cáo nhập Thủ kho Cán bộ kế 4h sau khi
kho hoạch nhập hàng

39
4.4 Các nguyên tắc quản lý thông tin
• Feedback ngay. Khi nhận được thông tin, hãy
phản hồi ngay cho người nhận. Trường hợp
chưa trả lời được, hãy email… cho khách biết
thời hạn bạn trả lời.

• Quản lý thông tin đầu vào. Nhiều NV khi nhận

được thông tin thì “bỏ đại” vào nơi nào đó rồi
xử lý sau. Sau đó thì họ lại quên mất, không xử
lý. Điều này đòi hỏi nhân viên của bạn phải
chuyển thông tin vào một nơi Input quy định
nào đó.

40
4.4 Các nguyên tắc quản lý thông tin
• Đảm bảo là người nhận đã nhận được thông
tin.

• Bạn đã từng nghe nguyên tắc nhắc nợ 3 lần?

Lần thứ nhất, bạn gửi thư cho kế toán thanh
toán của khách hàng. Điều này, chưa được tính
cho lần thứ nhất. Lần thứ nhất chỉ được tính
khi người nhận đã confirm (xác nhận) là họ đã
nhận được thư. Bằng cách nào?
- Nhiều người sẽ gọi điện cho khách sau 3 ngày
hỏi xem khách đã nhận được chưa?
- Người cẩn thận thì cho người mang trực tiếp
cho khách và yêu cầu khách ký tên hoặc email
cho khách và đề nghị khách xác nhận là đã 41
4.5 Sổ giải quyết công việc
• Sổ giải quyết công việc là cuốn sổ theo dõi
toàn bộ công việc của bạn.

• Sổ giải quyết công việc gồm các nội dung:

- Nội dung công việc
- Người giao, ngày giao (hoặc lấy từ kế hoạch cá
nhân)
- Thời hạn
- Diễn giải.
- Kết quả/ngày hoàn thành.

42
4.6 Lập kế hoạch công việc

• Bạn có biết 9h sáng mai bạn sẽ làm gì?

• Bạn biết ngày mai NV của bạn làm gì?

• Bạn sẽ khó có thể biết nếu bạn không có kế

hoạch.

Bạn có thể tham khảo trong phần kỹ năng

lập kế hoạch

43
CÁM ƠN BẠN ĐÃ THEO DÕI

44