COMPRAS APROVISIONAMIENTO

DEFINICIN

Proceso de gerenciar estratgicamente la planeacin, adquisicin, movimientos, recepcin, produccin, empaque, almacenamiento y hasta distribucin y entrega al cliente de las materias primas, semielaborados, y productos terminados, desde los proveedores a travs de la empresa y hasta el usuario final en condiciones de producto adecuado, oportunidad, costo bajo y calidad.

LOGISTICA

COMPONENTES
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

COMPRAS INVENTARIOS TRANSPORTE ALMACENAMIENTO COMERCIO EXTERIOR IMPO / EXPO DISTRIBUCIN FSICA (NAL DFI) PLANEACIN DE PRODUCCIN SERVICIO AL CLIENTE PROCESAMIENTO DE PEDIDOS EMPAQUE OUTSOURCING PARTNERSHIP

LOGISTICA

CONCEPTO

LA LOGSTICA ES LA LTIMA FRONTERA DE LA RENTABILIDAD

PETER DRUCKER

LOGISTICA

OBJETIVOS

Mantener la continuidad operativa del sistema organizacional. Garantizar el nivel de calidad especificado en cada material requerido Mantener y mejorar el nivel de beneficio de la compaa a travs de los costos de adquisicin. Mejorar los niveles de inventario disminuyendo, los niveles disponibles y de compra buscando un enfoque JIT Lograr los mejores mtodos de manipulacin y empaque de los materiales Sostener y proyectar a travs de un suministro cumplido y regulado el resultado en el servicio al cliente.

ESTRATEGIA LOGSTICA
MEJORAR SERVICIO AL CLIENTE REDUCIR COSTOS DE DISTRIBUCIN GENERAR UN VOLUMEN MAYOR DE VENTAS CREAR UTILIDAD DE TIEMPO Y LUGAR

RELACIN PROVEEDORES CON PRODUCCIN Y EL SERVICIO AL CLIENTE

Cumpliendo la misin Cumpliendo misin Cumpliendo polticas (?) Cumpliendo polticas Planeando la produccin Bsqueda proveedores Seleccin de proveedores Programando la produccin Desarrollo de proveedores Programando las tareas Dirigiendo personal Certificacin de proveedores Controlando la calidad del proceso Negociacin con proveedores Negociando con ventas (?)

COMPRAS

PRODUCCIN

UNIVERSO DE CLIENTES Y EL SERVICIO QUE RECIBEN

Manejo requerimientos Manejo de requerimientos de ventas Satisfaciendo su necesidad Negociacin particular Negociacin en cada caso con ventas Requiriendo el menor costo Tramite documentario Tramite documentario Requiriendo el menor tiempo 3 cotizaciones (?) Necesidad urgente Requiriendo la mejor calidad Llamando Requiriendo Requiriendo cosas especiales Pidiendo plata-cupo No le interesa el costo para la total satisfaccin Presionando por tiempo Presionado en el tiempo por ventas Satisfaciendo urgencias Satisfaciendo urgencias Por el no trabajo de otrosel no pronstico de ventas Por

EL PROCESO DE LOS MATERIALES

INFORMACIN

PRONOSTICO

ALMACENAMIENTO

DISTRIBUCIN

MATERIAS PRIMAS

COMPRAS

DESPACHOS

MATERIAL DE EMPAQUE PRODUCTOS EN PROCESO PRODUCTOS TERMINADOS

RESPUESTA AL CLIENTE

ENTREGA

PRECIO

GASTOS GENERALES MANO DE OBRA COSTO

MATERIALES

NIVELES DE LA ADMINISTRACIN

LA ADMINISTRACIN TIENE TRES NIVELES

DIRECTIVO = POLTICAS

D E e

EJECUTIVO = REGLAS

EJECUTOR = LAS POLTICAS PROPORCIONAN REGISTROS

OPERACIONES CONSISTENTES BIEN EJECUTADAS

UNA ESTRUCTURA PARA LOGR

(+) ALTA

CLASIFICACIN DE MATERIALES
MATERIALES PALANCA I ALTA (+) R BAJO (-)

MATERIALES ESTRATGICOS I ALTA (+) R ALTO (+)

BENEFICIOS INCIDENCIA EN MATERIALES NO CRITICOS I BAJA (-) R BAJO (-) MATERIALES CUELLO DE BOTELLA I BAJA (-) R ALTA(+)

(-) BAJA BAJO (-) ALTO (+)

JUNTA DIRECTIVA PRESIDENCIA

VICEPRESIDENCIA MERCADEO Y VENTAS

VICEPRESIDENCIA DE PRODUCCIN

VICEPRESIDENCIA LOGSTICA

VICEPRESIDENCIA DE RECURSOS HUMANO

VICEPRESIDENCIA FINANCIERA

DIRECCION DE DISTRIBUCIN

GERENCIA DE SERVICIO AL CLIENTE JEFATURA DE REGISTRO DIVISIN DE SEGUIMIENTO

GERENCIA DE COMPRAS

GERENCIA DE ALMACENAMIENTO

DIR. DE PLANEACIN PRODUCCIN

JEFATURA DE DESPACHOS JEFATURA DE TRANSPORTE

JEFATURA COMPRAS NALES JEFATURA COMPRAS INTERNALES JEFATURA COMERCIO EXTERIOR

DIVISIN RECIBO JEFATURA DE PICKING Y PACKING

COORDINACIN PEDIDOS JEFATURA PROGRAMACIN

JEFATURA FACTURACIN

DIV. CONTROL PRODUCCIN

IMPORTANCIA DE ORGANIZAR LAS COMPRAS

1. 2. 3.

No es posible hacer ventas apropiadas o competitivas, si los materiales adquiridos para la fabricacin o la reventa tienen costos desproporcionados. La explotacin apropiada de una empresa depende de la renovacin organizada de su inversin. La ejecucin misma de la funcin compras permite a una empresa ser aconsejada en relacin con: Nuevos materiales que sustituyan con ventajas a los empleados. Nuevos productos a fabricar o vender Variaciones en tendencias que afecten a las ventas. Planeamiento de la produccin y fijacin de las normas polticas a seguir.

ACTIVIDADES GENERALES DEL REA DE COMPRAS

1. a. b. 2. a. b. c. d. e. f.

INFORMACIN Materiales Proveedores INVESTIGACIN Estudios de mercado de proveedores Estudio de materiales en uso Anlisis de costos de los materiales Investigaciones de fuentes de abastecimiento susceptibles de ser desarrolladas por la empresa Investigacin sobre proveedores Investigacin sobre materiales secundarios

ACTIVIDADES GENERALES DEL REA DE COMPRAS

3. a. b. c. d. e. f. g. h.

FUNCIONAMIENTO Constatacin de requisiciones Obtencin y anlisis de cotizaciones Determinacin de la forma comprar Programacin de las compras Entrevista a proveedores Negociacin de contratos Remisin ordenes de compra Seguimiento y vigilancia del cumplimiento

ACTIVIDADES GENERALES DEL REA DE COMPRAS

4. a. b. c. d. e. f. g. h.

AUXILIARES Procedimientos de oficina Tomar la mejor decisin de compra Normalizacin y simplificacin de actividades logsticas Sustitucin de materiales Ensayos y pruebas de artculos nuevos Presupuesto de adquisiciones Control de existencias Poltica de compras

ACTIVIDADES GENERALES DEL REA DE COMPRAS

5. a. b. c. d. e. f.

ACTIVIDADES AFINES Direccin de almacenes Direccin de transportes Seguros en general Inspeccin y mantenimiento de los elementos de transporte Recuperacin de materiales Contabilidad de materiales

POLTICAS EN LAS COMPRAS

1.

2. 3. 4.

TIPO DE COMPRAS: Nacionales, regionales, importadas, entre fbricas, de los empleados y especulativas. ACTUACIN EN CASO DE FUENTE NICA Y DE FUENTES MLTIPLES RECIPROCIDAD EN LAS COMPRAS (Actitud de la empresa) COMPRAS A LOS ACCIONISTAS Y A LOS DIRECTORES DE LA EMPRESA

POLTICAS DE RELACIONES CON LOS PROVEEDORES

1.

2.
3. 4. 5.

RECIBIR Y ENTREVISTAR PROVEEDORES ( Quines cundo cmo) APOYO TCNICO A Y DE PROVEEDORES

TRATO A PEQUEAS EMPRESAS: (Definirlo: Se Acepta o Se Rechaza) NEGOCIACIN: (Indicar cuando usarla y bajo que pautas) MUESTRAS: Especificar condiciones y pago

POLTICAS DE RELACIONES CON LOS PROVEEDORES

6. 7. 8. 9. 10. 11.

VISITAS A FBRICAS O INSTALACIONES CANCELACIONES (Qu se paga? trato) TRATO CON TIPO DE PROVEEDORES EXIGENCIA SOBRE ESTRUCTURA DE COSTOS. ELABORACION DE REPORTES POR VISITAS. ACUERDOS PARA INFORMACION DE CALIDAD

TICA EN LAS COMPRAS

CORTESA Y EQUIDAD (Hasta que punto?) 2. INFORMACIN CONFIDENCIAL (Salvaguardar confidencias de la empresa y de los proveedores) 3. DIVERSIONES (Hasta que punto? tienen los compradores cuentas de gastos?)
1.

TICA EN LAS COMPRAS

4.

5.

6.

REGALOS Y DONATIVOS: Se aceptan? se prohben? se toleran? se rechazan?. Comparar con polticas de ventas. PUGNA DE INTERESES: Qu hacer cundo se presenta? responsabilidad de compras? CODIGO DE TICA DEL COMPRADOR

CDIGO DE TICA, VALORES Y PRINCIPIOS

1.

Proceso administrativo Responsabilidades del rea de compras Estructura del rea de aprovisionamiento Concepto de cross function Concepto de cross team work Concepto de calidad gerencial o de manejo (ISO) Medicin del logro Manejo de informacin y vinculacin tecnolgica.

CDIGO DE TICA, VALORES Y PRINCIPIOS

Aspectos Relevantes Enfoque de medio ambiente = materiales, proveedor. Enfoque de servicio al cliente (integral) Enfoque de manejo de la competencia

CDIGO DE TICA, VALORES Y PRINCIPIOS

3.

Aspectos Legales Contratos y acuerdos con proveedores Actitud y disposicin para solucionar adecuadamente los conflictos y diferencias con proveedores Contenido legal de los contratos Respeto por el proveedor, su cultura, su negocio

CDIGO DE TICA, VALORES Y PRINCIPIOS

Proceso de Negociacin Regalos, donaciones. Atenciones Participacin en eventos Precio legal Beneficio Legal (Para la empresa)

MTODOS PARA COMPRAR

1. a.

SEGN EL FACTOR DEL TIEMPO DE COMPRA Ajustadas a las necesidades Se compra lo necesario Productos de poca rotacin El problema es de tiempo No se tiene stock

MTODOS PARA COMPRAR

b.

Para perodos futuros especficos Materiales con consumo regular Variaciones de precio en el tiempo Perodos variables de consumo Costo almacenamiento Depende aprovisionamiento o del consumo

METODOS PARA COMPRAR

2. a.

SEGN LA FORMA DE COMPRAR Sobre contrato

mejor negociacin de precios No incremento de existencias Seguridad de abastecimiento continuo Enfoque legal Acuerdo por inspecciones, garantas, etc.

Compras agrupadas. Segn origen, catalogacin, rotacin, costo. Se agrupan los pedidos para disminuir costos y gastos

METODOS PARA COMPRAR

c.

Compras programadas

Segn el consumo real El proveedor es un almacn propio Buena calidad por conciencia del proveedor Buen nivel de oportunidad Reduccin de inventarios Bajo costo de comprar

METODOS PARA COMPRAR

3. Segn el mercado
Segn programa de produccin Estudio permanente del mercado Pronsticos de cantidad y precio Asegurar aprovisionamiento futuro Mtodo para consumo estable

METODOS PARA COMPRAR

4. Especulativas

Mayor riesgo a lo normal Se usa por la variacin del precio Basado en la utilidad que se pueda obtener Requiere compromiso de otras reas Inmoviliza el flujo de caja.

METODOS PARA COMPRAR

5. AGENTE DE COMPRAS Mis ojos en otros mundos comerciales Costo variable y bajo Amplia cobertura = mundial Rpido acceso a lo nuevo Escuelas de compras (menores volmenes) Trabajo con terceros o proveedores en origen Seguridad y confianza en tiempo, costo, calidad

MTODOS PARA COMPRAR

6. POR CONSORCIO Unin por uso comn de bienes y servicios Rompimiento de la frontera agresiva de competidores o no relacionados Manejo comn para proceso comn Responsabilidad conjunta y diferenciada Inventarios de mejor conveniencia Costo de operacin compartido

MTODOS DE COMPRA (*)

Con Manejo Comercial de Inventario ECR = Efficient customer response CPFR = Collaborative, planning forecasting and replenishment VMI = Vender management inventory UP/UP = Unit produced / Unit pard US/UP = Unit saled/Unit pard

MTODOS DE COMPRA (*)

Con Manejo Comercial de Inventarios Los mtodos de compra son los mismos Son ms un mtodo de manejo de inventarios que un mtodo de compra El tipo de manejo de inventario depende de la negociacin El Beneficio mayor es conjunto y la calidad de la informacin es la ms alta

MTODOS DE COMPRA (*)

Con Manejo Comercial de Inventario
Trabajo

cliente Flujo de pagos a proveedores segn acuerdos pero en todo caso diferente al tradicional Pagos diferenciados segn el mtodo de inventario aplicado

conjunto y beneficio para el

7. COMPRA POR INTERNET (B2B)

Amplitud de opciones Indirecto o hasta impersonal Costos a nivel de mercado internacional Repuestos ms rpidos Costo bajo de comunicacin Actualmente solo comunicacin y el negocio ($) se mueve a travs del mtodo convencional.

COMPRAS POR MEDIOS ELECTRNICOS

1. 2. 3.

e e e

market places procurement Reverse auction

PALANCA Productos selectivos Margen unitario bueno alto Costo bajo, medio o alto Especializacin en el mercado Explotacin de M. Comerciales NO CRTICOS Productos comunes Bajo costo Baja rentabilidad unitaria Baja especializacin No hay marcas Explotacin Muchos proveedores

ESTRATEGICOS Materiales o serv. de costo alto Proveedores de alto nivel de tecnificacin Margen unitario elevado Tecnologa ms que marcas Mercado de oferta reducido DE BOTELLA CUELLO Materiales o ser. especializados Oferta reducida Alta especializacin del merc. Logstica tecnificada Pocos proveedores

e - Procurement
Palanca

Estratgicos

Impacto en Beneficios

No Crticos

Cuello de botella

Materiales y serv. Definidos Proceso determinado y culturizad Definicin exacta de la calidad Proceso de adquisicin conocido Prov. Buscados, calificados, desarrollados Prov. certificados Informacin y comunicaciones establecidas Control de calidad diseado Facturacin convenida en tiempo mtodo Pago estandarizado

Riesgo en el aprovisionamiento

Palanca

Estratgicos

Impacto en Beneficios

No Crticos Materiales o bienes generales Cuello de Botella Proceso hasta informal Costo bajo unitario Distraccin del foco estratgico No hay normalizacin en procesos, calidad, compra, inventarios, recepcin, etc. Proveedores comunes Desorden en las reas de la empresa

Riesgo en el aprovisionamiento

e - Procurement
Proveedor Cliente Lista de productos Lista de precios Mtodo de trabajo Forma de entrega Facturacin por control de costo Interno Oferta Precios Proceso Entrega Intranet Cabasnet Pricat EDI CEN Fsica (particularizado)

Facturac in Electrnica Pago

Transferencia electrnica de

REVERSE AUCTION
-Producto - Cantidades: AO1 = 200000 A02 = 580000 A03 = 630000 A04 = 650000 - Costo total actual = 970 MM - Costo aspiracional = 800 MM - Punto de entrega = 860 MM - Duracin 20 minutos - Entregas mensuales , cantidades iguales - Facturacin contra entrega de cada parcial - Pago neto 30 das / fecha de entrega - Calidad segn norma ASTM 014B Cap. 35/ ISO 9002

Prov. 1 Prov. 2 Prov. 3 Prov. 4 Prov. 5 Prov. 6 Prov. 7