LA ADMINISTRACIN LOGISTICA

Modelo de las Cinco Fuerzas de Porter

Desarrollo Potencial de Productos Substitutos

Poder de Negociacin de los Proveedores

Rivalidad entre las compaas que compiten

Poder de Negociacin de los Consumidores

Ingreso Potencial de Nueva Competencia

Modelo General de la Administracin Estratgica

Realimentacin

Realizar Audit. Externa

1. Desarrollar declaracin de la Misin

2.Establecer Objetivos a LP (FODA)

3.Generar, Evaluar y Seleccionar Estrategias

4.Establecer Polticas y Objetivos Anuales

5.Asignar Recursos

6.Medir y Evaluar el Desempeo

Realizar auditora Interna

Formulacin

Implementacin

Evaluacin

Fuerzas Externas Clave

Competitivas Econmicas Tecnolgicas

Sociales Culturales
Demogrficas

Gubernamentales Polticas
Ambientales

Legales

Fuerzas Internas Clave

Administracin Marketing Manufactura Produccin/ Operaciones

I&D

Compras

Distribucin

Fuerzas Internas Clave(Cont.)

Finanzas/Contabilidad Empaque Administracin de RRHH Promocin

Relaciones Empleador/ Empleado

Sistemas de Informacin Computarizada

Relaciones de Ventas

CONCEPTO DE LA ADMINISTRACIN LOGSTICA

Aparece en el lenguaje de los negocios, a nivel mundial despus de la Segunda Guerra Mundial(dcada de los 50), con el nombre de ADMINISTRACIN DE MATERIALES. Anteriormente por los aos 20, esta funcin era desempeada en algunas industrias por el Gerente de Compras.

El Gerente de Compras, tena que: Controlar los almacenes (especialmente los de reparacin y mantenimiento de equipos fabriles) Control de operaciones de recepcin e inspeccin de los materiales. Anteriormente compras se consideraba de suma importancia, por ser la que efectuaba los desembolsos y la que comprometa con sus decisiones el capital de la empresa. Esta funcin mayormente la desempeaba el dueo, un pariente del dueo o el Gerente General.

En 1950, el Per albergaba industrias transnacionales o de origen norteamericano, y estas adoptaron en su organizacin, conceptos utilizados en sus pases de origen, lo que se copia en industrias netamente nacionales. As se comienza a dar un trato adecuado e independiente a los materiales, este trato era encargado a produccin

Una vez finalizada la Segunda Guerra Mundial, en una Universidad de los E.E.U.U., se efectu una investigacin intensiva y extensiva sobre el FLUJO DE MATERIALES, pero centrando su atencin ms que nada en la actividad de COMPRAS y como resultado de su investigacin recomendaron crear en las empresas una nueva posicin gerencial denominada DIRECTOR DE MATERIALES.

SIGNIFICADO DE LA ADMINISTRACIN LOGSTICA control de

Coordinacin de todas las activid. involucradas en el FM compras PCP deben operar con una coordinacin inteligente y cerrada que permita reducir costos y mejorar el proceso de trfico produccin. Esta coordinacin slo es posible cuando toda la distrib. fsic responsabilidad se le delega a una sola dependencia.

inventario

manipulac

recepcin

almacenaje

VENTAJAS Y RIESGOS DE LA EMPRESA

Entre las ventajas tenemos: Coordinacin con los proveedores Mejora de rotacin de los inventarios Servicio a produccin ms seguro Ahorros en embalaje y manipulacin de inventarios Coordinacin y comunicaciones mejores, Ahorros en el transporte de materiales Evita duplicidad de esfuerzos Centralizacin de la responsabilidad.

 Ahorros en el Transporte de Materiales : Se logra si se proporciona a la dependencia de trfico la autoridad e independencia suficiente para que pueda elegir en base a sus conocimientos, experiencia y contactos, el medio ms adecuado y econmico en funcin del tipo, caracterstica y cantidad del material despachado.

 Evita Duplicidad de Esfuerzos : En el flujo de materiales se efectan una serie de tareas que muchas veces son duplicadas sin necesidad, como : registros de control y su mantenimiento durante las operaciones, manipulacin , almacenaje y despacho de los materiales, por la falta de comunicacin entre sus elementos.

RIESGOS :
Ubicacin de la Dependencia Logstica en la Organizacin : Generalmente se ubica a la dependencia logstica en un nivel inferior a los de produccin , finanzas y ventas, con lo cual se entorpece su labor diaria ya que se ve en la necesidad de consultar cada decisin que hay que tomar. Por lo tanto limita su responsabilidad y es obligada a recibir ordenes en lugar de pedidos , atentando contra el buen funcionamiento del flujo de materiales.

Toma de Decisiones Apresuradas o Interesadas : El Gerente de Logstica debe actuar imparcialmente en la toma de decisiones

Actitud Frente al Cambio : La poca actual esta caracterizada por la aparicin de nuevas herramientas, procedimientos o sistemas que afectan las operaciones de la Empresa y producen cambios que facilitan el avance y la mejora . La actitud que tomen los ejecutivos y el personal de la Empresa frente a dichos cambios ser decisiva para su desarrollo o estancamiento.

II FUNCIONES DEL DIRIGENTE DE LA ADMINISTRACION LOGISTICA

Gerencia Eficiente HACER BIEN LAS COSAS

EL DIRIGENTE

Capacidad para conducir a los dems. Plan organizado que facilite la unin de esfuerzos para alcanzar un objetivo. Control para distinguir si se esta desviando y de inmediato efectuar correcciones pertinentes.

Un gerente es un miembro de la organizacin que integra y coordina el trabajo de otros.

FUNCIONES DE LOS DIRIGENTES

PLANEAR. ORGANIZAR. FORMAR CUADROS. DIRIGIR. CONTROLAR.

COORDINACION (Act. escencial)

COORDINACION

Funcin principal del dirigente. Se debe armonizar esfuerzos individuales hacia el objetivo de grupo.

En Administracin Logstica, se define su objetivo principal: Proporcionar oportunamente los materiales necesarios para el funcionamiento de los elementos que constituyen la empresa , a un costo adecuado y evitando perdidas por exceso de artculos (sobrestock).

Se deben conciliar esfuerzos de los integrantes y de los usuarios, unificar criterios, desarrollando actividades, para lograr un objetivo fijado.

Todas estas medidas nos llevan a determinar 2 tipos de coordinacin mediante CONTACTO
DIRECTO:

* Interna

* Externa.

INTERNA
Dentro de la dependencia logstica:
TRFICO ALMACN

CATALOGACIN

COMPRAS

EXTERNA
Con aquellos que emplean los materiales y solicitan servicios de Logstica.
PRODUCCIN FINANZAS

LOGSTICA

ADMINISTRACIN

COMERCIALIZACIN

PLANEAMIENTO

Programas de accin, programas y procedimientos a seguir para alcanzar los objetivos planeados. La administracin Logstica debe seguir un plan relacionado con el objetivo de la empresa. Se ha agrupado de acuerdo a 3 aspectos: * Propsito y naturaleza * Estructura * Proceso

1. Busqueda de nuevos proveedores, medios de transporte (Polit. Accion).

2. Basado en un anlisis
4. Comunicaciones internas y externas para evitar malas decisiones y fracasos.

. Adm Logstica

minucioso de las necesidades de los usuarios en comparacin con las existencias y el consumo que hayan tenido. (Premisas)

3. Se debe preparar en el adecuado tiempo de abastecimiento.

ORGANIZACIN

Enumera y determina las actividades para alcanzar los objetivos de la empresa agrupandolas por su afinidad y asignandolas a cada departamento. El dirigente Logstico debe enumerar correctamente las actividades de su departamento (reducir costos ) para lograr un flujo de materiales continuo, y flexible capaz de adaptarse a situaciones cambiantes del mercado.

FORMACION DE CUADROS
Asignar a los cargos definidos el personal que sea necesario. El dirigente Logstico deber formar cuadros, seleccionando elementos capaces para lo cual: Reclutar, Seleccionar, Entrenar, Ascender, de acuerdo al desarrollo de sus actividades. Adems deber evitar que se le asigne personal sobrante de otro departamento y por ultimo se preocupara por el constante perfeccionamiento de su personal seleccionado.

DIRECCIN

Orientacin y supervisin de los subordinados utilizando los mtodos mas favorables. En el rea de Logstica se requiere de una buena direccin por las constantes decisiones que hay que tomar. El contacto directo, la comunicacin entre el personal de compras, almacn y el Dirigente de Logstica, facilitara la coordinacin entre ellos. La informacin sobre cantidades, necesidades y consumo sea fluida para facilitar la direccin.

CONTROL
Medir,

evaluar y corregir el rendimiento de los subordinados.

Es

base muy importante para dar servicios eficientes, mantener la continuidad del abastecimiento, evitar gastos excesivos, no duplicar adquisiciones,etc. y sobre todo dar seguridad a los usuarios de los materiales de que pueden contar con ellos en el momento preciso. deben establecer medidas y procedimientos de control.

Se

III. ESTRUCTURA DEL SISTEMA LOGSTICO EN LA EMPRESA

ESTRUCTURA DEL SISTEMA LOGISTICO/ LA E.

El Sistema Logstico en la E. esta estructurado sobre la base de los siguientes elementos : 1. Adquisiciones y Su Control: Es la actv. que descubre o detecta una necesidad y acta accionado por el control de produccin ,de inventario o de los usuarios, para que se pueda disponer de los materiales. 2. Almacenes : Este elemento guarda ubicados los materiales (m.p., arts. en proceso y productos terminados), conservandolos en condiciones optimas, tambin los externos ubicados en otras reas (Es. distribuidoras).

3. Inventarios y Su Control : Los invs. o existencias de materiales deben actuar como amortiguadores en las operaciones para permitir que el sistema se desarrolle con efectividad y economa.

4. Medios de Transporte y de Manipulacin : Sus costos influyen cada vez ms en los costos de material, tanto en el abastecimiento de materiales como en la distribucin fsica.

5. Comunicaciones : El Sist. Logstico debe contar con elementos de comunicacin para procesar las ordenes de compra y hacer llegar a los proveedores, instrucciones sobre los materiales solicitados o de los medios de transporte a utilizar. 6. PCP : Aqu se elaboran los planes de tiempo y unidades que deben producirse y que permiten determinar la cantidad y variedad de materiales que se requiere para cumplir el plan elaborado. 7. Personal : Los ejecutivos y trabajadores compran, almacenan, manipulan, trasladan materiales, controlan inventarios, es decir piensan y acta para mejorar el sistema.

FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA LOGSTICO

PROVEEDORES O. T. M

E. FABRIL

P.R.

1 ETAPA : ABASTECIMIENTO FLUJO DE MATERIALES DEL PROVEEDOR A LA E. FABRIL. 2 ETAPA : FLUJO DE MATERIALES INTERNO EN LA E. FABRIL SERVICIO A PRODUCC. Y OTROS. 3 ETAPA : DISTRIB. FSICA, F. DE MATERS. DE LA E. FABRIL AL USUARIO FINAL A TRAVES DE 2 TIPOS DE DEPOSITO : CENTRAL Y REGIONAL.

O. DEPOSITO CENTRAL T. M O. DEPOSITO REGIONAL T. M D.C.F.

USUARIOS FINALES

P.R.

P.R.

O.T.M.= OPERACIN/TRANSPORTE Y MANIPULACIN. P.R.= PEDIDO DE REPOSICIN. D.C.F.=DESPACHO A USUARIOS FINALES.

IV. RELACIONES CON OTRAS FUNCIONES GERENCIALES DE LA EMPRESA

1. LOGISTICA - GERENCIA GENERAL :

La relacin entre el G. General y el de Logstica debe ser de comprensin, aceptacin y apoyo a sus responsabilidades para administrar eficientemente a fin de lograr resultados con costos econmicos en todos los aspectos de su actividad .

2. LOGISTICA - PRODUCCIN :
La relacin debe ser de coordinacin y no de subordinacin, mediante el desempeo coordinado de ambos, produccin puede contar con materiales que requiere sin tener preocupaciones extras a su verdadera funcin .

3. LOGSTICA - FINANZAS - CONTABILIDAD :

La funcin Logstica para satisfacer las necesidades de los usuarios compromete la economa de la E. y antes de hacerlo debe coordinar con la dependencia de Finanzas para lograr un buen empleo de los fondos, reducciones en los costos de operacin y mejoras en la entrega de materiales.

Estos requerimientos de capital para futuras adquisiciones de materiales, ayuda al control contable (flujo de caja y sus proyecciones) y al Planeam. Financiero .

4. LOGSTICA - COMERCIALIZACIN :
La poltica de comercializacin es fundamental para la operacin del sistema logstico, ya que al establecer el pronstico de ventas se define las necesidades de produccin en la E.

5. LOGSTICA - INGENIERA DEL PRODUCTO : La relacin se centra en la utilizacin de componentes acordes con la produccin del artculo, es decir disear nuevos artculos de acuerdo con la tecnologa.

6. LOGSTICA - CONTROL DE CALIDAD :

Logstica debe coordinar y obtener colaboracin del Control de Calidad del producto que se fabrica y los que son adquiridos para la produccin, para asegurarse que la calidad del producto final sea ptimo.

ORGANIZACIN DE LA DEPENDENCIA LOGISTICA

ORGANIZACIN consiste en definir y enumerar las actividades que haba que realizar para alcanzar el objetivo, agrupandolas por su afinidad funcional y asignndolas a un elemento que bajo las rdenes de un jefe, con autoridad y responsabilidad, conformara el armazn o esqueleto de la dependencia que se deseaba constituir.

METODOLOGA DE ORGANIZACIN

Para ello la metodologa a aplicar consiste, por lo tanto, en un anlisis de la empresa y de la dependencia que se quiere organizar, su situacin, organizacin, elementos, etc., para llegar a una decisin y de acuerdo con ella, disear la organizacin ms conveniente, a fin de obtener los mejores resultados de su funcionamiento, y por ltimo implementarla y ponerla en ejecucin, controlando los resultados y comparndolos con lo previsto al hacer el diseo.

1. METODOLOGIA/ORGANIZACIN
Veremos a continuacin la metodologa que debe aplicarse y comprende los siguientes pasos : DEFINICION DEL PROBLEMA .Para definir el problema hay que determinar DE QUE SE TRATA, o sea identificar los diferentes aspectos de la situacin existente, para estudiarlos y buscarles una solucin adecuada.

Para enumerar y definir las actividades que se deben ejecutar para lograr un objetivo, es necesario conocer ste y como se puede alcanzar.
Algunas preguntas que se deben hacer para iniciar el anlisis, son :

Qu tipo de empresa es? Es industrial ?Es comercial? De servicios? Es una combinacin de las anteriores? De cules? Recin inicia operaciones o est funcionando? Dispone ya de un organigrama? Como est conformado? Funciona o no es acatado? A que se dedica la empresa? Cul es su tamao? Tiene sucursales en provincias o es nica?

ESTUDIO DE LA SITUACIN INICIAL

Definido el problema y establecido DE QUE SE TRATA, se proceder a estudiar la situacin inicial de la empresa y la dependencia que se quiere organizar, de manera de poder establecer en primer lugar cmo se encuentra dicha situacin y luego mediante el anlisis llegar a conclusiones sobre lo que se est efectuando bien y lo que se est realizando mal.

Para ello, el anlisis hay que hacerlo en funcin de los siguientes aspectos: ORGANIZACIN MEDIOS ACTIVIDADES PROCEDIMIENTOS CONTROL

Empleando los cuestionarios de preguntas, se expondr como ejemplo algunas preguntas: ORGANIZACIN. Cmo est organizada la empresa? Qu dependencias o elementos de la empresa, estn bajo las rdenes directas de la gerencia? Qu nivel ocupa la dependencia Logstica? Cmo est organizada esta dependencia? De quin depende ?A quin manda ? Cul es su objetivo ?Cul es su finalidad?

Al tomar la decisin y elegir la mejor alternativa , hay que preparar el plan correspondiente en base a responder las siguientes preguntas : QUE? CUANDO? DONDE? COMO? QUIEN? CON QUE ?POR QUE ?PARA QUE?

Que se va a hacer? En qu tiempo? A qu costo? En qu condiciones? Donde se har?

Cundo se iniciar y cuando terminar? Cmo se realizar? Quin o quienes lo harn? Con qu medios

ORGANIZACIN LOGISTICA
Tener en cuenta: Tipo de empresa en la que se acta: tamao e importancia ; poltica definida por los directivos; capacidad y motivacin del personal ; etc.
Empresas Industriales Empresas Comerciales
Las actividades son netamente logsticas y en su mayor parte de distribucin fsica, incluyendo el almacenaje, despacho y remisin a los clientes; la AI por procesamiento electrnico llega a constituir la parte ms importante del sistema Empresas de Servicio: Luz, transp. Princ activ : abastec

TIPOS DE ORGANIZACIONES G. GENERAL

PRODUC. ADM.
LOGISTICA

FINANZ.

VENTAS

COMPRAS ALMACENES P. C. DE INVENTARIO TRFICO TRANSPORTE

ORGANIGRAMA DE UNA DEPENDENCIA LOGSTICA LOGSTICA

PLANEAMIENTO Y CONTROL DE INVENTARIOS

COMPRAS
COMPRAS

ALMACENES

CATALLOGACION

RECUPERACION DE MATERIALES

RECEPCION

PRONOSTICOS

PLANES Y

NORMALIZACION

RECEPCION

SEGUIMIENTO

ALMACENAJE

CONTROL DE INVENTARIOS

CLASIFICACION

CLASIFICACION

REGISTRO

DESPACHO

CONTROL DE

COMPRAS

CODIFICACION

TALLER

INVESTIGACION

INVENTARIOS FISICOS

IDENTIFICACION

ORGANIGRAMA DE UNA EMPRESA CON LA DEPENDENCIA LOGISTICA EN PRIMER NIVEL GERENCIA GENERAL
PRODUCCION ADMINISTRACION LOGISTICA

FINANZAS

VENTAS

COMPRAS
ALMACENES
PLANEAMIENTO
TRAFICO Y
ADUANAS

TRANSPORTE

ORGANIGRAMA DE UNA EMPRESA CON LOGISTCA EN SEGUNDO NIVEL JERRQUICO

GERENCIA GENERAL

GERENCIA DE OPERACIONES
CONTROLL DE

VENTAS

GERENCIA ADMINISTRATIVA

CALIDAD

PRODUCCION INGENIERIA LOGISTICA

COMPRAS

MATERIALESY CONTROLL INV.

PLANEAMIENTO DISTRIBUCION

FISICA

NACIONALES
IMPORTADAS

PCP
ALMACENES
TRANSPORTE

PLANES Y PRONOSTICOS

CONTROL
CATALOGACIN

ORGANIZACION
Definir y enumerar actividades:
INVENTARIOS FISICOS CLASIFICACION RECEPCION ALMACENAJE DESPACHO CODIFICACION NORMALIZACION CONTROL DE INVENTARIOS

Agrupar por afinidad funcional:

RECEPCION DESPACHO ALMACENAJE

ALMACENES
CODIFICACION

ELEMENTO
CATALOGACION

NORMALIZACION

CLASIFICACION

Asignar la Entidad y sus respectivas actividades a un Jefe

ALMACENES
* Recepcin. * Almacenaje. * Despacho.

JEFE DE DPTO

EL CICLO DE MATERIALES Y LOS OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION LOGISTICA

CICLO DE MATERIALES .La logstica se refiere al flujo de los materiales hacia y de las dependencias de produccin conformando un proceso dentro de la empresa. Involucra en una primera etapa todas las actividades a que dan lugar los requerimientos por materias primas y otros insumos, para su transformacin en productos terminados en una segunda etapa y la entrega de stos a los clientes como resultado de la comercializacin.

La regulacin del flujo de materiales es efectuada por la dependencia logstica en relacin a :

Los cambios que se produzcan en la demanda de los productos terminados. Los procesos que se someten las materias primas y sus variaciones. El desempeo de los proveedores , en relacin a la calidad de los artculos y al cumplimiento en la entrega. Las existencias disponibles. Las previsiones y pronsticos que puedan establecerse, en funcin del consumo y de las actividades con l relacionadas.

Es el Gerente de Logstica, quien basndose en las informaciones sobre lo indicado, deber tomar decisiones oportunas y establecer CUANDO, CUANTO, DE DONDE Y COMO podr efectuar y regular el flujo de los materiales, de manera de evitar los agotamientos o roturas de stock y la sobre-existencia o sobrestocks.

ABASTECIMIENTO .Esta funcin del ciclo de materiales se inicia con las requisicin por los insumos que se necesitan para la produccin y termina cuando los materiales solicitados estn a disposicin del que los pidi. Las actividades comprendidas en esta parte del proceso corresponden a la adquisicin o compra, la recepcin, inspeccin y almacenaje, el control de las existencias; la entrega, utilizacin; y el transporte y manipulacin que actan en varias de estas actividades.

CICLO DE MATERIALES Y RESPONSABILIDAD DIRECTA DE LA DEPENDENCIA QUE INTERVIENE

ACTIVIDADES USUAR LOGIST INGENIE PRODU COME FINAN
x x 1. Definir caractersticas y especificacion del material que se requiere 2. Definicin de caractersticas y especificaciones en caso de nuevo producto 3. Determinacin de la cantidad a comprar. 4. Ubicacin de proveedores 5. Negociacin de precios y decisin 6. Emisin de la Orden de Compra 7. Transporte de Material 8. Recepcin e ingreso del Material adq. 9. Emisin de conformidad para pago de material 10. Pago de la Factura 11. Almacenaje de Materias Primas, partes, semielavorado. 12. Planeamiento y Programacin de la Produccin. 13. Transformacin de las Materias Primas en Productos. 14. Almacenaje de Productos terminados

x
x x x x x x x x

x
x x x

DISTRIBUCIN FSICA
Es la porcin del proceso de materiales, que se indica con la entrega del producto terminado al almacn, y termina con la distribucin de los artculos a los clientes finales, atendiendo las ventas o comercializacin efectuada . Las actividades comprendidas en esta parte del proceso corresponde a la recepcin e inspeccin en el almacn de productos terminados y su almacenaje y ordenamiento; el control y la renovacin mediante solicitudes a produccin; y la seleccin, preparacin, embalaje y despacho as como el transporte y distribucin a los clientes.

A continuacin se definen los objetivos que se pueden asignar a una dependencia logstica clasificndolos en dos grupos : 1. OBJETIVOS DIRECTOS O PRIMARIOS.Son aquellas metas en las que la accin directa de la funcin logstica presta la contribucin que requiere la empresa, para lograr sus objetivos .

1.1 Costo de Operacin Bajos.Se refiere a los costos de adquisicin de los materiales, su posesin y a los de funcionamiento de las dependencias que forman el elemento logstico denominados costos de planillas. Los costos de adquisicin y posesin de reducen o bajan cuando las dependencias logsticas estn bien organizadas y disponen de procedimientos efectivos.

1.2 Precio de Compra Bajos .Este es uno de los objetivos ms importantes de la Administracin Logstica y tambin donde es ms obvia su contribucin, por la incidencia que el valor de compra tiene sobre el costo y precio de venta.
1.3 Rotacin de Inventarios Alta.La meta por alcanzar en este caso, es reducir la inversin en inventarios, en relacin al monto de ventas para aumentar su rotacin incrementando la eficiencia en el uso del capital de la empresa y permitiendo un alto retorno sobre la inversin efectuada.

1.4 Continuidad en el Abastecimiento Permite: Mantener constante el flujo de los materiales hacia los usuarios. 1.5 Consistencia de la Calidad.La calidad de los materiales, repuestos y servicios que se adquieren o contratan de los proveedores, constituye una responsabilidad de la dependencia de administracin logstica.

1.6 Buenas relaciones con los proveedores.El Gerente de Logstica y su personal, en el desempeo de su trabajo podr encontrar una gran ayuda en los proveedores, si es que mantienen cordiales relaciones con ellos. Cuando son buenas las relaciones, los problemas pueden solucionarse ms fcilmente. Ejm., la posibilidad de cancelar un pedido, o de aumentar o reducir las cantidades solicitadas, de adelantar envos ante urgencias de produccin, etc.

1.7 Desarrollo del Personal .Interesarse por la capacitacin y mejoramiento de su personal, favoreciendo su desarrollo y el de la empresa.
1.8 Buenos Registros.Para la administracin logstica, contar con buenos registros es un indicador de la accin directa de su funcin en la cooperacin con la empresa en su conjunto. Los registros son necesarios y proporcionan datos , facilitando el uso de estadsticas.

2. Objetivos Indirectos o Secundarios .Los objetivos secundarios representan una contribucin de la dependencia de logstica para que otras dependencias alcancen sus objetivos primarios y lgicamente, no son iguales en todas las empresas.

Entre las ms importantes tenemos :

Relacin recprocas favorables .- Son adquisiciones que una empresa hace a sus propios clientes en forma recproca. Diseo de nuevos productos o adquisicin de nuevos materiales.- Las dependencias de Ingeniera y Produccin pueden disear un nuevo producto. Hacer o comprar.- Logstica coopera obteniendo informacin de materiales por adquirir o fabricar. Normalizacin.Es una labor conjunta con las dependencias de ingeniera y los usuarios, quienes deben determinar las especificaciones y caractersticas de los materiales por adquirir.

Mejoramiento de Productos Logstica ayuda y asesora a Ingeniera en la parte econmica y las sugerencias de los materiales a usar y donde adquirirlos. Armona entre departamentos o reas Este es un objetivo para todas las dependencias de la empresa, sin embargo, uno de los pocos departamentos que tiene relacin con todos los otros de la empresa es Logstica y esta relacin es usual que se torne conflictiva por las exigencias del usuario en contar con el material y la tardanza o incumplimiento que a menudo se presenta en el rea logstica.

IMPORTANCIA DE LA LOGSTICA EN EL CONTEXTO ACTUAL La Logstica se a convertido en un elemento de competencia, pero Cul es la clave de la eficiencia de la cadena de suministros? La logstica es hoy en da, una de las principales palancas de la competitividad de las empresas, particularmente en el sector de la distribucin comercial. Para maximizar esta contribucin se considera que el elemento clave es la integracin del proceso de suministro completo, desde nuestros proveedores hasta nuestros clientes.

ORGANIZACION DE LA DEPENDENCIA DE
COMPRAS

FINALIDAD Y OBJETIVOS .La finalidad del elemento COMPRAS se establece conforme se va viendo su importancia para la empresa y de acuerdo a la necesidad que de los materiales tienen los usuarios, hasta definirla en forma correcta como: ADQUIRIR MATERIALES, SUMINISTROS, HERRAMIENTAS, MAQUINAS, EQUIPOS, ETC. DE CALIDAD ADECUADA, EN LA CANTIDAD NECESARIA, EN EL MOMENTO Y LUGAR PRECISO, Y AL PRECIO MAS CONVENIENTE .

Para cumplir con dicha finalidad se determinan los objetivos fundamentales que se deben alcanzar : 1. Mantener la continuidad en el abastecimiento. 2. Inversin mnima compatible con la seguridad y provecho econmico. 3. Evitar duplicidades, desperdicios e inutilizaciones de los materiales. 5. Obtener costos bajos, compatibles con la calidad y servicio que se requieran. 6. Mantener la posicin competitiva de la empresa.

Los objetivos descritos obligan a COMPRAS a conocer las caractersticas de los materiales y el uso al cual se destinan para, en funcin de ello, realizar los esfuerzos necesarios y efectuar la adquisicin sin olvidar las metas que se debe alcanzar.

COMPRA (OBTENCION)

PRODUCCION (TRANSFORMACION)

VENTA (CAMBIO O TRUEQUE)

ACTIVIDADES BASICAS DE LA EMPRESA FABRIL

COMPRA (Obtencin)

VENTA (Cambio o Trueque)

ACTIVIDADES BASICAS DE LA EMPRESA COMERCIAL

AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD .Uno de los aspectos ms controvertidos con relacin a Compras, es generalmente, el relacionado con la autorizacin que la Gerencia General debe otorgarle para que pueda contar con la suficiente flexibilidad en su labor de adquirir lo que la empresa requiera; pero al mismo tiempo es necesario controlar las adquisiciones que realiza de manera de evitar los malos manejos que se supone es prctica comn de los compradores.

NORMAS PARA REALIZAR LAS COMPRAS.Al analizar la finalidad que tiene Compras en la Empresa, se puede establecer que existen 4 aspectos bsicos que rigen las adquisiciones y son: CALIDAD CANTIDAD MOMENTO EN QUE HAY QUE COMPRAR. PRECIO MAS CONVENIENTE.

La calidad est definida por la utilizacin que se va a dar al artculo que se adquiere, por lo tanto las normas que se fijen deben estar de acuerdo con el fin o uso que se dar al material que se adquiera. Estas normas sern : 1. LA CALIDAD DEBE DEFINIRSE .El comprador debe establecer las propiedades y especificaciones que tendrn los materiales que quiere adquirir.

A. CALIDAD.-

2. LA CALIDAD NO SE MIDE POR EL PRECIO Es comn pensar que a mejor precio se obtiene mejor calidad. En compras debe tenerse presente que los precios varan de una fuente de adquisicin a otra, en artculos identicos y an de inferior calidad.

3. LA CALIDAD DEBE SER LA CONVENIENTE.- No siempre las adquisiciones se rigen por la mejor calidad Por ello debe indicarse en las especificaciones al solicitar un material , la calidad minima que puede aceptarse. 4. LA CALIDAD DEBE ESTAR SIEMPRE DISPONIBLE . El material debe ser adquirido con facilidad a un precio econmico, dentro de un plazo razonable y en varias fuentes de suministro.

B. CANTIDAD.Es un deber ineludible del comprador, el estar seguro de que la cantidad que adquiere es la correcta. Para ello debe estar capacitado para determinar si la cantidad que le solicitan responde al consumo y al mismo tiempo poder establecer la cantidad econmica.

1. LA CANTIDAD DEBE BASARSE EN EL CONTROL DE EXISTENCIAS .En las entidad debe establecerse un control de existencias que facilite la obtencin de datos necesarios en la determinacin de la cantidad a pedir, que permita comparar las cantidades que se solicitan con las que se consumen . 2. LA CANTIDAD DEBE ESTAR RESPALDADA Toda requisicin que reciba compras por determinadas cantidades a adquirir, debe tener un respaldo(control de existencias) en cuanto a su determinacin se refiere.

3. LA CANTIDAD NO DEBE SER INFLUENCIADA POR EL PRECIO .Se conoce que a mayor cantidad en la adquisicin ser menor el precio unitario de compra. Sin embargo no por ello se comprarn grandes cantidades. La obtencin de un buen precio obliga a analizar la cantidad que facilite ese precio y establecer si el consumo permite adquirirlo. En caso contrario, el comprador no debe influenciarse por el bajo precio unitario, sino que adqurir la cantidad prevista.

4. LA CANTIDAD QUE SE DETERMINE DEBE TENER EN CUENTA EL TIEMPO DE DEMORA.El tiempo que se demorar en contar con el material desde sus trmites iniciales hasta su disponibilidad en el almacn debe ser evaluado al establecer la cantidad por adquirir. 5. EL TRANSPORTE A ELEGIR ESTA EN FUNCION DE LA CANTIDAD QUE SE ADQUIERA.Tener en cuenta que los medios de transporte establecen cantidades y volmenes mnimos al fijar sus precio. 6. LA CANTIDAD DEBE TENER EN CUENTA EL ESPACIO DISPONIBLE. El espacio de que se dispone en el almacn y el costo de dicho espacio, influyen sobre la cantidad a pedir y sobre el mtodo a adoptar en la adquisicin.

C. MOMENTO EN QUE HAY QUE COMPRAR.

EL MOMENTO EN QUE HAY QUE COMPRAR DEPENDE DE UN BUEN SISTEMA DE CONTROL DE EXISTENCIAS, ya que es sta la nica manera de poderse dar cuenta del movimiento de nuestro stock y nos ayudar a establecer el punto de pediso indispensable que nos alerte para solicitar el material.

D. PRECIO MAS CONVENIENTE.

Este factor llama la atencin de los dirigentes porque se trata de desembolsar dinero, y por ello debe recordarse lo siguiente : 1. EL PRECIO DE ADQUISICION ES UN ELEMENTO BASICO DEL PRECIO DE VENTA .Gran parte del precio de venta de un artculo est formado por el de compra, por lo tanto, para lograr vender a precio de competencia en el mercado, hay que adquirir a un precio que le permita a la compaa competir cuando exponga su producto a los consumidores.

2. EL PRECIO DEBE BUSCARSE EN RAZON DE LA CALIDAD Y LA CANTIDAD.Se sabe la influencia que sobre el precio tiene la calidad y la cantidad, por lo tanto, no se trata de buscar lo ms barato, sin el ms bajo precio que se pueda pagar por un artculo que tenga la calidad mnima requerida y en la cantidad necesaria. 3. EL PRECIO NO ES SOLAMENTE EL VALOR DE COMPRA.El valor de compra o cantidad que se paga por un artculo, es solamente uno de los factores que forman el costo de compra. Hay que tener presente el transporte, embalaje, recepcin, almacenamiento, etc. ya que todo ello cuesta dinero y que inciden sobre los artculos que se adquieren.

CLASIFICACION DE LAS COMPRAS

Las compras pueden clasificarse : 1. POR LA FORMA DE EFECTUARLA .a) Compras Centralizadas .Se denomina as cuando las requisiciones son remitidas a un organismo denominado COMPRAS el cual dispone de la necesaria autoridad para realizar la adquisicin preocupandose por obtener : calidad, servicio y precio.

b) Compras Descentralizadas.Esta clasificacin puede tener dos aspectos : - Cuando existiendo el organismo Compras, solo ejercita el control de las adquisiciones, pero stas son efectuadas por elementos autnomos. - Cuando cada dependencia realiza sus propias compras. c) Compras Mixtas.- Se denomina as cuando los artculos de uso general son adquiridos por el organismo central COMPRAS, y los de uso exclusivo son adquiridos por cada dependencia.

2. POR EL TIPO DE MERCANCIA QUE SE ADQUIERE.a) Materias Primas.- Materiales indispensables para la produccin y que a travs de un proceso sufren una transformacin b) Suministros.- Materiales necesarios que no forman parte del producto, pero siempre se requieren para la produccin. c) Piezas Fabricadas .Son pequeas piezas o herramientas que se adquieren para revender . d) Maquinaria y Equipo.