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Administracin de la Funcin Informtica

Unidad I

Integrantes
Hernndez Ostos Jonathan

Kumul Serrano Jorge


Montero Padilla Guillermo

Introduccin
Office Depot es un negocio que se dedica a la venta

de artculos, equipo y muebles para oficina, computadoras, PDAs y accesorios en Chetumal. En este plan se justifica la creacin de un departamento de informtica que se encargue de la informacin que fluye diariamente por esta empresa. Se hace alusin a otras empresas que ya han implementado este departamento y como les ha beneficiado, tambin se muestra la misin y las funciones que tendra el departamento, las reas necesarias para que pueda funcionar, como el rea de sistemas. Por otra parte se registran detalladamente los recursos humanos y materiales necesarios para abrir el departamento y se desglosan las actividades para el primer ao de

Antecedentes
Cuando surgi Sunburst Hotels International Inc.

en 1997, la compaa no tuvo infraestructura de tecnologa de informacin. En ese ao gan alrededor de $114 millones, en 1997, al ser dueo y operar 87 hoteles en 27 estados, entre los que se incluyen algunos Comfort Inns y EconoLodges. Saba que su compaa no podra llevar a cabo todas las complejas funciones requeridas sin apoyo de las tecnologas. As que creo el departamento de informtica. Tuvo un gasto de 1.5 millones de dlares pero pudo mantenerse en el mercado competitivo aumentando sus ganancias y

Justificacin
Administrar la informacin de toda una compaa es

un verdadero reto para las personas encargadas: pagos, compras, salarios, ventas, clientes, proveedores, descuentos, etc. Todos los das hay movimientos que los gerentes deben de conocer en resumen y coordinar toda esa informacin implica un esfuerzo sobrehumano. Imagine que vende 10 computadoras, primero debe anotar la venta, despus modificar la contabilidad de la empresa, luego es necesario ir y modificar la bitcora de los inventarios y finalmente estar realizada la venta. Ahora imagine que el gerente solicita un resumen de las ventas de computadoras del da en donde se aplic un descuento del 15%. Como ve este trabajo es arduo y reiterativo. El recurso humano esta centrado en actividades que ya pueden realizar las

El nuevo departamento de informtica va a

administrar toda esa informacin utilizando tecnologas de informacin. Todos los movimientos se van a hacer de forma automtica, las ventas van a modificar la contabilidad rpidamente y al mismo tiempo van a descontar del inventario con un solo clic. El gerente podr leer resmenes de las ventas diarias a cualquier hora y las obtendr siempre actualizadas. Internet ser una herramienta importante para crecer como compaa y ahora el recurso humano podr ser empleado en otras actividades que permitan mejorar la atencin al

Desglosando, algunas de las ventajas sern las siguientes:


Ventas rpidas y seguras Control directo sobre los inventarios Contabilidad controlada Informacin til y rpida Controlar horas de trabajo, entradas y salidas de

personal. Ordenes automticas de pedidos Actualizacin en tiempo real Disminuir costos de operacin Utilizar recursos humanos en otras reas Reportes de ventas diarias, mensuales, etc. Estadsticas Apoyo a la toma de decisiones

Estas ventajas solo son algunas de ellas. Cuando se implementan sistemas de informacin en una compaa nueva, las actividades diarias se ven bruscamente aligeradas, es decir lo que costaba una hora realizar solo tomar un minuto o menos. A continuacin se muestran los sistemas crticos que se requieren en Office Depot para optimizar los procesos diarios de la compaa
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Sistemas crticos por orden de prioridad


Sistemas de puntos de venta

Sistema de inventarios
Sistema de finanzas Sistema de recursos humanos Sistema de gestin para toma de decisiones

Misin
Aplicar eficientemente las tecnologas

informticas en apoyo de los objetivos, polticas y estrategias de la empresa Office Depot.

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Funciones
Planear,

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coordinar, controlar y evaluar las actividades de desarrollo de sistemas y servicios de cmputo. Organizar, coordinar y controlar los servicios de almacenamiento, captura y procesamiento de informacin de la tienda. Realizar estudios de factibilidad para la seleccin de equipo y servicio de cmputo, a fin de mantenerlos actualizados. Disear y mantener actualizados los sistemas de informacin existentes.

Formular estrategias para el desarrollo


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informtico, siguiendo los objetivos organizacionales y dentro de las lneas y polticas informticas. Estar siempre alertas a las nuevas tecnologas de informacin que permitan incrementar la eficiencia y eficacia en el uso de la informacin de Office Depot. Suministrar todos los recursos informticos requeridos en la empresa Office Depot. Capacitar al personal para hacer uso eficiente de las herramientas informticas. Servir de apoyo para la interrelacin con otras empresas en el rea de informtica. Detectar reas o tareas manuales para automatizar los procesos.

reas de desempeo
El departamento de informtica de Office Depot

tendr como objetivo general administrar eficientemente toda la informacin que ser manejada en la tienda. A partir de este objetivo general se identifican las reas en que el departamento estar apoyando. Las reas de desempeo del departamento sern las siguientes: rea de sistemas
Se encargar del desarrollo y administracin de los

sistemas de informacin requeridos por la empresa.


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rea de redes
La administracin de la red de la tienda es una de

las tareas del departamento de informtica. Entre las funciones est el diseo, instalacin, mantenimiento y seguridad de la red de rea local. Tambin se incluye la configuracin de servidores.
rea tcnica

El departamento tambin se encargar de brindar servicio de soporte tcnico al equipo de cmputo de la tienda y proporcionar mantenimiento correctivo y/o preventivo al equipo de cmputo.

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rea de soporte al cliente


El departamento de informtica se encargar de la

atencin al cliente mediante el diseo y actualizacin de una pgina web, en la cual los clientes podrn consultar detalles de los productos que se ofrecen en la tienda, comprarlos y podrn dejar comentarios que ayudarn a mejorar el servicio.

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Recursos humanos necesarios


Puesto Jefe departamento de Cantida rea d 1 Departamento informtica Todas de

Salario aprox. Mensual


$ 9.000,00 $ 8.000,00

totales mensuales $ 9.000,00 $ 32.000,00 $ 18.000,00 $ 5.000,00 $ 8.000,00 $ 16.000,00 $ 8.000,00

Encargados de rea 4 Programadores Diseador web Analista sistemas Tcnicos Administrador base de datos Gestor de calidad de de 3 1 1 4 1 2 1

Sistemas y soporte al $ 6.000,00 cliente Soporte al cliente Sistemas $ 5.000,00 $ 8.000,00

rea tcnica y redes y $ 4.000,00 servidores Sistemas y soporte al $ 8.000,00 cliente Redes y servidores Todas Redes y servidores 19 $ 7.000,00 $ 5.000,00 $ 7.000,00

Expertos en redes

$ 14.000,00 $ 5.000,00
$ 7.000,00 Mensual $ 122.000,00

experto servidores
totales
16

en

Recursos materiales necesarios (Solo para el departamento)


material computadoras de escritorio cantidad costo 15 total

$ 5.000 $ 75.000

escritorios empresario
escritorios trabajo sillas impresoras

7
6 19 2 total

1300
800 1800

$ 9.100
$ 4.800 $ 3.600 $ 111.500

1000 $ 19.000

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Plan de trabajo
El plan de trabajo esta calculado para un ao. En Office Depot se requieren varios sistemas que se colocan en orden de prioridad segn nuestro punto de vista: Sistemas de puntos de venta Sistema de inventarios Sistema de finanzas Sistema de recursos humanos Sistema de gestin para toma de decisiones

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Las actividades estn planeadas como a continuacin: El plan contempla la estructuracin del departamento La bsqueda y asignacin de puestos La compra e instalacin de los equipos informticos El anlisis de los procesos actuales de la empresa La reingeniera de dichos procesos El anlisis y diseo de los sistemas por orden de prioridad Creacin de los sistemas Instalacin y pruebas

Jefe de departamento

Gestor de calidad

Encargado del rea de sistemas

Encargado del rea de redes y servidores

Encargado de rea tcnica

Encargado de rea de soporte al cliente

Programadores

Tcnicos

Tcnicos

Programadores

Analista de sistemas

Expertos en redes

Diseador web

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Administrador de base de datos

Expertos en servidores

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